Блог

Я напишу по этому поводу посто завтра.
Сегодня была конференция по СПО... Очень интересно, кстати.

Совершенно согласна. Решение вопросов хранения электронных документов выглядит иначе, чем для бумаги.
 Если мы говорим о передаче информации, то задача решается созданием баз данных, описанных в предыдущем посте(или хранилищ) с созданием процедур смены носителя ,
   переформатирования и т.д.
  Фактическии это совпадает с тем, что делают с подлинными записями Шаляпина- их перезаписывают, переводят в mp3 и т.д.
 Далее встает вопрос о соответствии переформатированной записи и исходной. В случае музыкальной записи можно сравнить спектр звуковых колебаний. Отличие есть, и некоторые знатоки не любят  mp3- не дает все богатство звучания. а живая музыка в этом отношении лучше любой записи. Поэтому исходные записи луччше бы сохранять - каждое поколение, возможно, захочет сделать свой формат , чтобы послушать Шаляпина.
  Что касается документов. Бумага с закорючками становится юридически значимым документом при соблюдени ряда условий. То, что касается содержания, сейчас рассматривать не будем, а по формальным признакам должен быть набор определенных атрибутов(подпись, печать, бланк, регистрационный номер ,и т.д.), причем должно быть обеспечено условие связности- все атрибуты должны относится к одному документу. Для бумажных документов это обеспечивается носителем-бумагой. Наприимер, если документ обгорел, но все атрибуты не нарушены, документ сохраняет свою силу.
Для электронных документов связность обеспечивается ЭЦП. Т.е, по определению, документ признается подлинным, не имеющих искажений, если ЭЦП не изменилась при повторном расчета хэша- специальной функции, которая сложным образом считает значения всех символов. Специально доказывалось, что хэш меняется , если в документе изменилась хотя бы запятая.
 А что происходит при смене формата? Хэш другой! И, по определению ЭЦП, это уже -другой документ! У нас нет методики подтверждения тождественности иинформации переформатированного документа исходному, такой, чтобы новый документ тоже был признан юридически значимым.А тождественность при форматировании далеко не вссегда соблюдается, например, звуковые файлы при переформатировании не вполне тождественны, как написано чуть выше.
 Можно отделить информационную составляющую от функции юридической значимости-и  именно это я и предлагаю. Электронные хранилища будут использоваться как источники информации, их можно будет переформатировать и перезаписывать, но от бумажных документов в архивах пока отказываться нельзя-пока не придумают методики юридического подтверждения соответствия переформатированного документа подлиннику.
  Может, вот тогда подлинником будем называть электронный документ в исходном формате(и любая его копия будет подлинником  электронного документа), а вот копией- переформатированный документ. Копии сейчас заверяют на соответствие подлиннику, так, может быть и пойти по пути разработки методики заверения копий электронных документов(имеется в виду - в другом формате). Как это будет делаться, сложно сказать,но не исключено, что с привлечением бумажного документа....
 Если это делать методом визуального контроля соответствия переформатированных документов- это будет совершенно неподъемная работа. Представляете, просмотреть все документы во всех хранилищах и проверить соответствие до мельчайших деталей?
Автоматизированных процедур проверки соответствия бумажного документа и электронного образа похоже, на рынке нет. Я во-всяком случае, не нашла, сколько не спрашивала. У меня была задача верификации документов,зарегистрированных в филиалах, головным оисом. Они хотели проверить, соответствуют ли присланные бумажные документы тем, что были сохранены филиальщиками( в отсканированном виде) У меня эта задача так и висит-что бы тут такое придумать?
  В общем, информацию перезаписывать и хранить в электронном виде можно и нужно.
Но 95% обращений в архивы- за справками по поводу стажа, зарплаты, документов, связанных с правоустанавливающими документами, которые нужно предъявлять в Пенсионный фонд, нотариусу, суду и т.д.  Просто информации из базы данных здесь недостаточно. Мало ли к в эту базу влезет и чего-нибудь напишет! Должна быть разработана процедура признания такой информации юридически значимой, иначе такие базы данных можно использовать как справоное пособие о том, что нужные документы есть.

Давайте, мы все же определимся, что юридически значимый документ - это не наличие печатей, как таковых, а назначение документа. Печать - это средство (одно из!) обеспечения целостности документа.

И документ может быть юридически значимым и без печати.
Мы никак не можем оторваться от "бумажных" представлениях о действительности...