Специалисты компании «Кодерлайн» завершили внедрение системы «1С:Документооборот» в финансовом подразделении нефтесервисной компании «Инвестгеосервис». В ходе проекта система была развернута на 50 рабочих местах, в том числе и в финансовом подразделении компании. Выполнена интеграция «1С:Документооборот» с «1С:Управление строительной организацией».

Автоматизировано формирование и обработка финансовых документов. Сформированные в системе документы оперативно отправляются на согласование ответственным лицам через привычный сотрудникам внешний почтовый клиент, который интегрирован с системой. При этом если сотрудники используют для работы внешний клиент — все задачи и электронные сообщения автоматически отражаются в «1С:Документообороте». Окончательно оформленные и утвержденные ответственными лицами документы оперативно передаются в «1С:Управление строительной организацией» для дальнейшей обработки.

Обеспечена надежная сохранность документов, что повысило точность учета принимаемых работ/услуг, а также несписанных материалов и неотфактурованных услуг. Нужную справку распределения или реестр по несписанным материалам/неотфактурованным услугам можно быстро найти в системе.

Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза — с 10 до 4 дней. Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании.

Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает 4 дня — система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Это помогает не выходить из графика закрытия ежемесячной отчетности. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе согласования документов, что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.

Константин Куланин, директор Департамента экономики и корпоративного планирования АО «Инвестгеосервис», отметил: «Отлаженный документооборот — важная составляющая часть работы нашей компании, поэтому мы серьезно подошли к устранению проблем в процессах согласования и прохождения первичных финансовых документов. Ранее АО „Инвестгеосервис“ взяло на себя обязательство по внедрению программы „быстрое закрытие“ (закрытие бухгалтерского учета на 6-й рабочий день). Новая система „1С:Документооборот 8“ во многом помогла выполнить данную программу, т.к. автоматизировала работу с документами, а на их согласование теперь тратится значительно меньше времени. В целом работа с документацией стала более упорядоченной».

Пресс-релиз