Тематика докладов, представленных на прошедшей в середине февраля под эгидой PC Week конференции «Юридически значимый документооборот 2017», охватывала широкий круг вопросов организационного, юридического и технологической обеспечения электронного взаимодействия отечественных предприятий и организаций с госрегуляторами и контрагентами, включая возможности роуминга операторов электронного документооборота (ЭДО).

Последняя тема привлекла повышенное внимание и вызвала самые оживленные дискуссии. И хотя в полезности роуминга никто из участников конференции не усомнился, о деталях его реализации единого мнения не было. К примеру, нужен ли один общий роуминговый центр (РЦ), обслуживающий всех операторов ЭДО? Как считает руководитель проекта из департамента электронного правительства «Ростелекома» Алексей Пономарев, каждый оператор обязан обеспечить роуминг со всеми остальными операторами, и РЦ ЭДО, который был запущенный в промышленную эксплуатацию «Ростелекомом» в 2016 г., дает им такую возможность. По его словам, РЦ ЭДО «Ростелекома» — это открытая технологическая платформа, обеспечивающая защищенный информационный обмен при выставлении и получении счетов-фактур контрагентов-клиентов операторов ЭДО. Ключевые функции платформы: пересылка электронных документов в соответствии с настроенными транспортными маршрутами, формирование квитанций на каждом этапе маршрута, сервисы проверки статуса участника, хранение и предоставление информации для разбора спорных ситуаций.

Советник управления администрирования налога на прибыль ФНС России Ольга Лапина полагает, что, поскольку ЭДО пока не получил широкого распространения, детали организации роуминга еще только предстоит выработать. Подчеркнув, что это ее личное мнение, она бы не возражала против появления одного государственного бесплатного РЦ, хотя пример мобильных операторов показывает, что роуминг можно обеспечить и не создавая единого РЦ. В то же время она убеждена, что вопросы эти должны решаться не в ФНС, а на общефедеральном уровне, и для этого придется вносить изменения в законодательство.

Архитектор решений компании «Логика Бизнеса» Валентин Солодилин уверен, что большинство организаций, внедривших у себя ЭДО и движущихся в направлении наделения его юридической значимостью (ЮЗ ЭДО), в настоящее время не очень нуждаются во внешнем роуминге: они, как и их клиенты, нашли своих операторов и наладили обмен документами (как правило, счетами-фактурами, а также накладными и актами в формализованном виде) через них. В основном, это крупный ритейл. По его мнению, не до конца продуманный приказ Минфина привел к созданию так называемых роуминговых центров, что, в свою очередь, разделило операторов условно на два лагеря: в одном из них «Ростелеком», претендующий на роль единого РЦ, через который все операторы ЭДО должны наладить взаимодействие, в другом — четверка крупных операторов ЭДО, возглавляемых «СКБ Контур». С учетом множества законодательных рисков, связанных, с долговременным хранением документов, сроками действием сертификата подписи, облачным подписанием, отсутствием понятий электронной копии электронных документов сегодня трудно оценить возможные сложности такой организации, в частности, проблемы роуминга между самими роуминговыми центрами.

По мнению Валентина Солодилина, решить проблему, во всяком случае на нынешнем этапе, способно новое решение «Логика ЮЗ ЭДО», которое, условно говоря, наделяет использующую его компанию еще и функциями роумингового центра. Он предусматривает одновременную работу с несколькими операторами ЭДО (являясь для них своеобразным хабом), с которыми участвующие в обмене внешние компании должны самостоятельно заключить договоры. Система позволяет также, минуя внешних операторов ЭДО, обрабатывать входящие и исходящие документы, циркулирующие между дочерними компаниями и подразделениями внутри холдинга. Она внедряется в существующую архитектуру заказчика как отдельное решение и интегрируется с другими корпоративными системами (ERP, CRM, SCM) с помощью API-интерфейсов. При изменении законодательства и иных правил система обновляется независимо от других бизнес-приложений, эксплуатируемых на предприятии.

Для корректного распознавания и интерпретации электронные документы должны удовлетворять общепринятым стандартам. Все большую их долю составляют формализованные XML-документы, которые нужно уметь определять (проектировать), удобно отображать, проверять, искать, формировать юридически значимые печатные копии таких документов и т. д. Об опыте работы в этом направлении, накопленном в ФНС и Минфине при разработке форматов электронного представления документов для бизнеса, рассказал руководитель проекта из фирмы «Служба налогоплательщика» Евгений Якутин. Для описания структуры XML-документа там использовался язык XML Schema, а для описания условий логического контроля элементов электронного документа — специализированное программное обеспечение на языке Schematron. Подобному описанию обязательно предшествует этап формирования необходимого нормативно-справочного аппарата. Результатом такой работы является подготовка проекта приказа об утверждении формы документа, порядка ее заполнения и формата электронного представления.

Еще одна важная задача — ведение файлового архива XML-документов, который не только необходим во многих случаях по закону, но еще и призван обеспечить юридическое и психологическое доверие к электронным документам со стороны контрагентов и физических лиц. По мнению директора по прикладному ПО компании «Овионт Информ» Владимира Виноградова, многим средним и малым компаниям нужны легкие решения для архивного хранения документов, обеспечивающие функции копирования, переноса, предоставления, хранения и разделения прав доступа как в варианте онпремис, так и в облачном. Такой архив должен предоставлять средства автоматизированной проверки юридической значимости электронных документов различных типов, поддерживать множество разновидностей электронных подписей, определять и проверять подтверждающие документы (уведомления, квитанции, подтверждения). Одна из актуальных задач, которую «Овионт Информ» еще предстоит решить — формирование юридически значимой печатной копии электронного документа.

Говоря о юридической значимости, обычно имеют в виду соответствие неким внешним по отношению к компании установлениям. Однако не менее важно и соблюдение внутренних нормативов. Эксперт по информационному менеджменту РАНХиГС при Президенте РФ Александр Черкавский утверждает, что любой ЭДО-проект — это проект по реализации комплаенса (compliance). Односложный перевод этого термина пока не придуман, но согласно данному докладчиком определению, под комплаенсом понимается функция корпоративного управления, которая заключается в мониторинге деятельности компании на предмет ее соответствия внутренним и внешним правилам, а также в оценке рисков, которые могут возникать в связи с несоответствием деятельности компании данным правилам. В случае ЭДО-проектов речь может идти о надлежащем управлении электронными подписями, полномочиями, хранением и уничтожением документов, взаимодействием с операторами ЭДО, интеграцией с другими приложениями. В качестве примера докладчик привел комплаенс-проект ЭДО в неназванном холдинге, включающем 50 юридических лиц и работающем в сфере электроэнергетики и теплоснабжения в шести регионах России. Его клиенты — более 9 млн. физических и более 100 тыс. юридических лиц. В числе внешних контролирующих органов, чьи требования должны быть соблюдены: ФНС, Отдел МВД по борьбе с экономическими преступлениями (ОБЭП), отраслевые организации оптового рынка электроэнергии и мощности (ОРЭМ) и др.

Не были забыты на конференции и важные вопросы технологического характера. Руководитель проекта Cryptogramm компании «ТаксНет» Артур Гайнуллин рассказал о системах многофакторной аутентификации пользователей систем ЭДО и возможностях созданной ими системы Cryptogramm ID на основе end-to-end шифрования. А представитель FUJIFILM Recording Media Дмитрий Алексеев обратил внимание аудитории на незаслуженно забытые у нас в стране ленточные СХД, способные обеспечить высокую надежность хранения, сократить время архивирования/бэкапа и минимизировать расходы. Сославшись на исследования Oracle, докладчик констатировал странную ситуацию: 82% ЦОДов в мире используют ленточные решения, а в российских коммерческих ЦОДах они вообще не применяются. Разумеется ленточные СХД подходят не для всех задач: если требования по доступу к хранящимся данным не позволяют ожидать ответа в течении нескольких минут, то более оптимальным будет использование дисковой системы.

Особый интерес вызвали доклады о реальных проектах внедрения ЮЗ ЭДО, ведь как показал экспресс-опрос аудитории конференции подобные решения реализованы лишь в незначительной доле компаний. Коммерческий директор фирмы LeraData Вячеслав Сорокин рассказал о том, как они помогли осуществить полный переход на ЭДО группе компаний «Все инструменты», занимающейся продажей всевозможной техники через свою онлайновую площадку, к которой подключены 170 магазинов и точки выдачи в 130 населенных пунктах России. У нее три офиса и четыре распределительных центра со штатом более тысячи сотрудников. В результате проекта любые документы (товарные накладные ТОРГ12, счет-фактуры, акты выполненных работ) доступны в электроном виде и снабжены ЭП. В качестве платформы для обмена EDI-сообщениями и юридически-значимыми документами здесь используется продукт LeraData.

Говоря о достигнутом экономическом эффекте, заказчик отмечает существенное ускорение передачи данных контрагентам (с пяти дней до трех мин), обеспечение контроля статуса документов и сокращение времени их обработки (с трех до одного дня), исключение ошибок ручного ввода, снижение расходов на почтовые отправления и курьерскую службу, отсутствие затрат на содержание бумажных архивов, обеспечение своевременного возврата НДС. При 50%-ном увеличении объема коммерческих операций за период с января 2015 г. ( начало эксплуатации) по январь 2016-го косвенные выгоды от внедрения безбумажного электронного документооборота группой компаний «Все инструменты» оценивает в 5,3 млн. руб.

Как рассказал исполнительный директор фирмы EleWise Антон Беренцев, главным приоритетом проекта комплексной автоматизации процессов ЮЗ ЭДО, выполненного на базе платформы LegalDoc в компании «КуйбышевАзот», была реализация процессного подхода к ЭДО и максимальная его автоматизация. Основной ERP-системой заказчика является Oracle e-Business Suite, задачи внутреннего ЭДО, моделирования и мониторинга бизнес-процессов возложены на продукт ELMA, а платформой для организации юридически значимого электронного документооборота служит LegalDoc. Обрабатываются не отдельные документы, а связанные в рамках процесса их группы (счет-фактура, товарная накладная, акт по работам, документы по договорам комиссии). Степень автоматизации варьируется 0% для наиболее ответственных операций до 100% — для рутинных. В числе выявленных проблем Антон Беренцев отмечает недостаточную проработку регламентированных форматов отдельных документов для бизнеса и сложность реализации роуминга из-за разности подходов и алгоритмов, применяемых разными операторами. В планах «КуйбышевАзота» развертывание мобильного приложения LD.Mobile, призванного облегчить высшему руководству процедуру юридически значимого визирования документов и повысить эффективность мобильных сотрудников, не имеющих значительную часть времени доступа к стационарным рабочим местам.

Версия для печати (без изображений)