Изменение представлений заказчиков это, наверное, самый инертный процесс на ИТ-рынке, который порой на целые годы отстает от развития реальных возможностей ИТ. Именно унаследованное, сформировавшееся много лет назад общественное мнение сотрудники «1С» называют одним из главных препятствий на пути динамичного развития вширь и вглубь (по спектру решаемых задач и по масштабности проектов) портфеля программных решений компании. В существенной мере эта проблема сохраняет актуальность и на направлении «1С:Документооборот». Если, к примеру, несколько лет назад о существовании подобных средств в арсенале «1С» многим предприятиям вообще ничего не было известно, то сегодня еще остаётся немало заказчиков, полагающих, что удел этой системы — решение лишь простых задач управления документами на локальном уровне.

Возможностям использования системы «1С:Документооборот» в масштабных многофункциональных проектах была посвящена весенняя конференция «День управления документами и процессами», первое специализированное мероприятие «1С» по теме автоматизации документооборота и контент-ориентированных бизнес-процессов для корпоративных клиентов.

С конца прошлого века ИТ-автоматизация предприятий почти однозначно ассоциировалась с разного рода учетными задачами, которые обычно обозначаются общим термином ERP. Параллельно автоматизировался и внутренний документооборот (системы класса СЭД), но эти задачи для большинства организаций (особенно коммерческих компаний) долгое время являлись нишевыми, второстепенными, и для их решения использовался отдельный класс продуктов. Однако в последние десять лет мы могли наблюдать, как возрастала значимость темы управления корпоративным контентом и документооборотом (ECM/СЭД) практически во всех отраслях экономики страны. Высокий уровень насыщения рынка ERP-средствами позволяет констатировать, что расширение сферы автоматизации компаний сейчас во многом идет за счет проникновения ИТ в область работы с неструктурированной информацией.

Именно с этой важной тенденцией рынка средств ИТ-автоматизации директор «1С» Борис Нуралиев связывает активное развитие направления «1С:Документооборот». По его словам, данный продукт наряду с флагманским решением «1С:ERP» составляет сегодня основу прикладной платформы «1С» для корпоративных заказчиков.

Руководитель направления «1С:Документооборот» Александр Безбородов подчеркнул, что практически от всех имеющихся на рынке предложений (как зарубежных, так и отечественных) этот продукт отличается тем, что он изначально создавался в тесной интеграции с ERP-системой. Изучая в середине 2000-х вопрос о разработке системы автоматизации документооборота нового поколения (к тому времени у «1С» уже много лет была автономная СЭД «1С:Архив»), руководство фирмы приняло решение создавать её на базе технологической платформы «1С:Предприятие 8». Использование системы, изначально заточенной под автоматизацию учетных задач, тогда многим специалистам казалось весьма спорным, но жизнь наглядно доказала правильность сделанного архитектурного выбора. С одной стороны, единая технологическая основа и схожий пользовательский интерфейс существенно упростили заказчикам, хорошо знакомым с продуктами «1С», внедрение и освоение «1С:Документооборота», а с другой — развитие спектра задач управления документами во многом тесно сопряжено с традиционными учетными системами (управление финансовым документооборотом, обмен юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами, налоговая отчетность и пр.).

В то же время Александр Безбородов отметил, что архитектура и набор функционала «1С:Документооборота» таковы, что коммерческие и государственные организации разного размера (от малых до самых крупных) и из различных вертикальных сегментов рынка могут вполне эффективно использовать решение практически для всего круга ECM/СЭД-задач. И свидетельство тому — большой список реализованных проектов, опубликованный на сайте «1С».

Конкретный пример развертывания «1С:Документооборота» в территориально распределенной компании — проект в «Трансмашхолдинге», крупнейшем в России предприятии транспортного машиностроения (более десятка машиностроительных заводов по всей стране, продукция — железнодорожные локомотивы, подвижной состав, двигатели). Рассказывая о данном проекте, заместитель руководителя дирекции ИТ, руководитель управления развития и поддержки корпоративных информационных систем «Трансмашхолдинга» Анатолий Ушаков напомнил, что в середине 2000-х они одними из первых среди крупных отечественных компаний выбрали новое по тем временам решение «1С: Управление производственным предприятием». Тогда этот шаг выглядел довольно рискованным, но время показало, что он был совершенно правильным: «1С:УПП», быстро развиваемое вендором, стало надежной платформой для автоматизации управления холдингом (сейчас оно охватывает более 15 тыс. пользователей). Одновременно с этим «Трансмашхолдинг» внедрил корпоративную систему электронного документооборота (КСЭД) на базе IBM Lotus Notes/Domino, к которой тогда было подключено 2500 пользователей почти в двух десятках предприятий компании.

Однако два года назад встал вопрос о коренной модернизации КСЭД, поскольку существовавшая система морально и технически устарела, она перестала устраивать заказчика по производительности и удобству интерфейса, в ней отсутствовала интеграция с основными учетными задачами, и в целом ее невозможно было развивать и расширять ни по охвату бизнес-процессов, ни по числу пользователей. В результате анализа рыночных предложений и с учётом опыта работы компании с решениями «1С» была выбрана система «1С:Документооборот».

Процесс замены платформы не сводится к механическому воспроизведению существующего функционала (управление договорами, поручения генерального директора, служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, входящие и исходящие документы) новыми средствами. Как подчеркнул Анатолий Ушаков, хотя «1С:Документооборот» потенциально может решить все существующие и перспективные задачи «Трансмашхолдинга», уже на начальном этапе проекта было понятно, что система потребует существенных доработок в силу ряда принятых архитектурных решений. Поэтому за основу взяли распределенную модель информационной сети, причём на каждом предприятии используется своя инсталляция КСЭД. Конфигурации унифицированы, но не стандартизированы — применена концепция открытого корпоративного шаблона (такой подход был успешно опробован ещё раньше, при внедрении «1С:УПП»). Соответственно настройки системы имеют типовую (стандартизированную, в нее входят и настройки пользовательского интерфейса) и локально определяемую части, а сами обновления конфигурации выпускаются корпоративным центром. Предприятия взаимодействуют путём автоматической передачи документов по схеме «исходящий — входящий», при этом единое адресное пространство реализуется в виде общего, автоматически реплицируемого между узлами сети справочника пользователей.

Работы по модернизации КСЭД стартовали в конце 2014 г., а в апреле 2016-го завершен первый этап проекта, основной целью которого было полное замещение старой системы на базе IBM Lotus. Сейчас в «Трансмашхолдинге» начинается второй этап, в рамках которого предусматривается существенное расширение функционала КСЭД за счет ее интеграции с ERP-решениями и автоматизации на этой основе управленческих и производственных бизнес-процессов холдинга.

Другой проект по реализации территориально распределенной системы управления документами представил начальник управления ИТ группы «Полюс» Василий Долгов. «Полюс» — это крупнейшая в России компания по золотодобыче (раньше называлась «Полюс-Золото»). Её предприятия разбросаны по всей стране и находятся, как правило, в труднодоступных местах, коммуникации с ними обеспечиваются через спутниковую связь. Это предопределило использование распределенной модели информационной системы компании с реализацией локальных систем в каждой географической точке. Работы по автоматизации документооборота начались в 2007-м, тогда для этого выбрали продукт DocsVision. На первом этапе его внедрения были созданы локальные СЭД на местах, а затем планировалось объединить их в единую распределенную систему. Однако, как отметил Василий Долгов, скоро выяснилось, что провести интеграцию отдельных СЭД с помощью имеющихся возможностей продукта довольно сложно, и эту работу отложили до лучших времен.

Такие времена настали, когда в компании сменился менеджмент, который поставил задачу автоматизации в полном объеме внутрихолдинговых (межорганизационных) бизнес-процессов. Как пояснил Василий Долгов, к тому моменту локальные СЭД поддерживали только сугубо внутренние задачи, в то время как крайне важна была автоматизация сквозных процессов, проходящих через несколько предприятий холдинга (например — согласование договоров). Еще одним актуальным направлением развития существовавшей системы было повышение защищенности и уровня юридической значимости документооборота, что требовало использования механизма электронной подписи и более строгого управления правами доступа пользователей.

В результате анализа представленных на рынке продуктов компания «Полюс» выбрала в качестве корпоративного стандарта «1С:Документооборот», в том числе потому, что учетное ПО «1С» уже давно применялось на предприятии, у них имелись необходимые ИТ-кадры, а многие пользователи уже были знакомы с интерфейсом. При этом возможности продукта «1С» дополнялись его интеграцией с Microsoft SharePoint, который отвечал за вопросы управления правами доступа к содержимому документов и поддержку совместной работы с ними.

Проект внедрения «1С:Документооборота» в компании «Полюс» уже закончен, причем, как отметил Василий Долгов, затраты на него (правда, без учета приобретения аппаратных средств) окупились уже через полгода после ввода системы в эксплуатацию.

Версия для печати (без изображений)