В нынешнем году фирма “1С” впервые пригласила на свою выездную партнерскую конференцию, прошедшую в июне Турции, и заказчиков — представителей крупного и среднего бизнеса (145 человек из 108 компаний при общем количестве участников конференции 264). В течение двух дней на двух параллельных тематических секциях (первая — для генеральных, исполнительных и финансовых директоров, их заместителей по финансовым вопросам и главных бухгалтеров; вторая — для ИТ-директоров и заместителей директоров по ИТ) специалисты из разных сфер бизнеса и разных подразделений компаний делились опытом внедрений и обсуждали вопросы повышения эффективности работы с помощью информационных систем на базе ПО “1С”. Всего было сделано 67 докладов. Научный редактор PC Week/RE Ольга Павлова побеседовала с одним из участников этого форума — руководителем ИТ-подразделения Московского пищевого комбината ‘Крекер” Александром Бурдашкиным, который рассказал об особенностях автоматизации учета на предприятии среднего бизнеса.

PC Week: Давайте начнем разговор с истории проекта. Чем была вызвана необходимость внедрения нового ПО?

Александр Бурдашкин: Наше предприятие молодое — мы начали выпуск продукции в 1993 г. В то время “Крекер” был самым крупным производством данного профиля. Одновременно со строительством комбината проводилось внедрение современных технологий, для чего была разработана программа автоматизации складского учета. Занимался этим ИТ-отдел, но впоследствии он выделился в самостоятельную фирму и забрал свои наработки с собой. Так комбинат стал их клиентом.

Мы пользовались данной программой свыше десяти лет, в течение которых ее функционал постоянно расширялся. Однако она была полностью закрыта от ИТ-службы комбината — любое изменение можно было осуществить только через разработчика. Поэтому иметь дело с таким индивидуальным ПО — сам ли ты его создал или твой партнер — очень тяжело. Сегодня это дорогой и неэффективный путь. Я считаю, что надо всегда использовать типовые решения, которые и стоят дешевле, и сопровождение их проще.

И вот в середине 2005 г. разработчики этого ПО неожиданно подняли стоимость его сопровождения более чем в четыре раза, что послужило для нас толчком для поиска нового решения. Причем времени для этого у нас было очень мало: до конца года оставалось всего три месяца, а с 1 января нужно было переходить в другую систему. И дело тут совсем не в том, что старое решение переставало работать. Просто у нас в стране в начале года принято вводить новые законы и правила. Так, с 1 января 2006 г. был введен новый формат формы № 2-НДФЛ (Справка о доходах физических лиц), изменился расчет НДС, заработной платы, больничных листов и т. д.

В течение почти всех десяти лет использования индивидуальной программы мы постоянно изучали разные программные решения, имеющиеся на нашем рынке. Кроме ПО компании SAP AG, поскольку нам это было не по карману. Хотя для нас и представляли большой интерес имеющиеся там возможности для планирования и управления ресурсами предприятия — то, что сейчас называется MRP II (Manufacturing Resource Planning). В принципе мы были готовы к такому внедрению, поскольку в то время наше производство отвечало главному условию — стабильности планов продаж, когда можно заранее запланировать производство на некоторое время вперед. Тогда мы работали по принципу прямой дистрибуции, т. е. самостоятельно развозили по магазинам выпускаемую продукцию, и поэтому нам бы очень пригодились автоматические оптимизационные режимы, имеющиеся в ПО SAP.

PC Week: А почему вы остановили свой выбор на решении “1С”?

А. Б.: Как я уже сказал, мы длительное время следили за развитием корпоративных систем учета. И все эти годы ПО фирмы “1С” постоянно совершенствовалось. Сначала оно было ориентировано только на небольшие торговые компании и самое примитивное производство. Затем появилась версия “1С:Предприятие 7.7”, которую я изучил более внимательно. В ней я столкнулся с проблемой масштабирования, когда для 50 рабочих мест нужно устанавливать мощный сервер и развертывать большую сеть. А у нас есть рабочие места, куда мы вообще не протягиваем сеть, поскольку их местонахождение постоянно меняется, например в цехах и на складах. Там у нас имеется только модемная связь, и она прекрасно работает, поскольку трафик небольшой.

Появление версии “1С:Предприятие 8.0” в 2005 г. “удачно” совпало с конфликтом с предыдущим разработчиком. Если бы ее еще не было, то я просто не знаю, что можно было бы выбрать. Весь имеющийся в ней функционал как раз отвечал нашим требованиям: это и открытость системы, и быстрота внедрения, и полный охват наших бизнес-процессов, и возможность одновременного ввода всех подсистем.

Мы производим свыше 50 наименований готовой продукции, используя непрерывные автоматические линии с дискретным объемом выпуска и продолжительностью технологического цикла от 30 мин до 24 ч. При этом мы закупаем около 100 позиций сырья и 200 позиций тароупаковки. В платформу “1С” уже заложены все возможности, обеспечивающие управление таким сложным производством — я имею в виду решение “1С:Управление производственным предприятием” (1С:УПП). Однако на тот момент его еще никто не внедрял, и мы решили не экспериментировать. Это планы на будущее.

Еще одним конкурентным преимуществом ПО “1С” является его невысокая по сравнению с другими решениями стоимость. На крупных производствах та сумма, которая выделяется на ИТ, занимает не столь существенную долю во всем бюджете компании. Именно такие компании и являются клиентами SAP. А для средних и малых предприятий эта доля представляет собой уже значительную величину. Именно поэтому руководители с большим трудом выделяют средства на автоматизацию, хотя и понимают необходимость использования современных технологий.

И наконец, практически все решения иностранных вендоров представляют собой параметрические системы с большим количеством возможностей выбора. Поэтому-то их трудно изменять и дорабатывать. А еще сложнее найти для этого специалистов, особенно в регионах. Со специалистами по “1С” намного проще — они есть практически везде.

PC Week: Как происходил выбор партнера по внедрению решения “1С”?

А. Б.: Мы действовали по классической схеме: посмотрели и изучили, кто и что внедрял. Так, компания “Холд-Инвест-Аудит” уже имела опыт автоматизации промышленного предприятия, хотя и не пищевого. Мы также обратились в центр “1С-Рарус”, выбрали еще пару фирм. Для начала мы сформировали требования к тендеру, что было очень легко сделать, поскольку у нас уже имелась ИС. Первое, что нам надо было сделать, — это повторить ее функциональность. Помимо этого мы хотели реализовать то, что в первой системе отсутствовало, но нам всегда хотелось иметь.

Затем разослали предложения и таким образом организовали тендер, победителем которого стал “Холд-Инвест-Аудит”. Было это уже в конце сентября 2005-го, т. е. до начала года у нас оставалось всего три месяца.

PC Week: Расскажите, пожалуйста, о том, как был организован процесс внедрения решения “1С”.

А. Б.: Итак, за основу мы взяли решение “1С:Бухгалтерия 8.0”, имеющее более отлаженную конфигурацию. К 1 января нам нужно было запустить все виды учета (бухгалтерский, а также оперативный торговый и складской), для чего необходима было провести большую доработку решения. По оценке нашего партнера, она составила около 25% от всего объема работ по внедрению. Параллельно мы решали задачу запуска программного блока для расчета зарплаты — “1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0”. Причем наша бухгалтерия пошла на то, чтобы в первую очередь внедрить этот блок, а сам бухгалтерский учет реализовать позднее. Это было связано с тем, что для промышленного предприятия вопрос расчета зарплаты — наиглавнейший. Таким образом, мы реализовывали как бы два отдельных проекта. Они были независимы друг от друга, на них работали разные специалисты, поскольку таких специалистов-внедренцев, кто одновременно разбирается и в бухгалтерских вопросах, и в вопросах расчета оплаты труда, просто не найти. Начисление зарплаты — задача очень специфическая, и, даже когда система отлажена, каждый месяц возникают какие-то новые нюансы.

Еще один вопрос, который потребовал дополнительной доработки, — это поддержка ретробонуса*, что не было реализовано в “1С:Бухгалтерия 8.0”. Это одно из новых явлений в нашей торговле, возникшее с приходом в Россию сетевых магазинов. Сегодня принципы торговли поменялись кардинально, и теперь многие производители находятся в зависимости от сетевых магазинов, а они, в свою очередь, выдвигают такие условия, которые порой противоречат нашему законодательству. К ним относится и ретробонус. Более того, иногда законы настолько противоречивы, что не поддаются алгоритмизации. Например, экспортное законодательство, с которым нам приходится сталкиваться, поскольку “Крекер” экспортирует свою продукцию в страны СНГ, Израиль и др.

Здесь надо отметить, что самый большой объем работы, требующийся для того, чтобы новая система могла функционировать, — это перенос информации. Этим вопросом мы занимались целых два месяца (в течение октября — ноября), так как не хотели потерять ни одной цифры. Задача подготовки данных в нужном формате — в dbf и xls, — естественно, легла на нашу службу, поскольку мы хорошо знали свою старую систему. В ряде случаев приходилось в одну новую таблицу “1С” собирать сведения из десятка таблиц старой базы данных. Но тем не менее процесс переноса прошел без проблем — вручную нам потребовалось ввести не более десятка документов.

Еще перед нами встала задача переподготовки сотрудников, чем мы и занялись в декабре 2005-го. Причем обучение требовалось очень серьезное, потому что старая программа была написана на Clipper и работала под DOS. Так что вначале бухгалтерам пришлось осваивать азы Windows, в частности работу с мышью. Для получения навыков общения с новой системой было организовано специальное обучение, которое провел наш партнер на территории комбината. Были сформированы группы по пять-шесть человек, которые изучали общие принципы работы с ПО “1С”. Затем один из консультантов “Холд-Инвест-Аудита” ознакомился со всеми участками и индивидуально позанимался с каждым пользователем. Для этого мы установили тестовую базу и развернули систему на всех рабочих местах.

В течение новогодних праздников, которые у нас теперь длятся до 10 января, было проведено тестирование новой системы. К этому времени завершилось полное конвертирование данных, и мы проверили основную функциональность и все рабочие места. Вдвоем с консультантом мы прошлись по этим рабочим местам, включили все компьютеры, вошли в систему под всеми паролями и со всеми правами, чтобы удостовериться, не ошиблись ли мы где-нибудь в настройках. И уже в первый послепраздничный день доступ к прежней системе был отключен, чтобы не вводить в заблуждение сотрудников. Хотя многие из них по привычке еще пытались запустить ее.

В целом я бы сказал, что внедрение прошло без сучка без задоринки. Главное, что обеспечило успех, — это полная поддержка со стороны руководства, поскольку оно прекрасно понимало, что если “умрет” информационная система, то производство просто остановится. Сегодня мы уже не умеем работать без использования компьютеров. Если опросить бухгалтеров, то половина из них, особенно это касается молодых специалистов, не сможет вручную, например, рассчитать зарплату. Хотя, с другой стороны, благодаря этому мы не зависим от уникальных людей, в чем я вижу один из больших плюсов любой автоматизации.

PC Week: С тех пор минуло уже полтора года. Что было сделано за это время?

А. Б.: Мы вели дальнейшую доработку системы. Реализовали блок планирования продаж и постфактный анализ. Получилось очень удобно и наглядно, причем сама конфигурация платформы “1С” позволила сделать это максимально просто. Мы связали этот блок с нашей внутренней системой бюджетирования, для чего написали несколько отчетов, необходимых для выгрузки данных. Мы пока не реализовали в полном объеме бюджетирование в “1С”, поэтому для основных задач — движение денежных средств, бюджет по балансовому листу и БДР (бюджет доходов и расходов) — мы используем пока Excel. Но в будущем планируем перейти на 1С:УПП.

И наконец, в начале текущего года “Холд-Инвест-Аудит” внедрил у нас налоговый учет. Мы не стали это делать с самого начала, а использовали методику ручного налогового учета на основе данных бухгалтерского учета. Мы просто построили аналитику бухучета таким образом, чтобы можно было легко проанализировать различия двух этих видов учета. А потом запустили типовую функциональность. Но тем не менее некоторая доработка все же потребовалась. С основными сложностями мы уже справились, но остались небольшие неясности в отношении требования ПБУ 18/02 (“Учет расчетов по налогу на прибыль”). Проблема заключается в том, что нужно сформировать начальные остатки по временным и постоянным разницам. К сожалению, никаких методических указаний по этому вопросу фирма “1С” не дала. Имеется только описание, которое предполагает, что предприятие начинает вести учет с нуля. Нам же в силу наличия множества постоянных разниц требуется знать, как вводить остатки по бухгалтерскому учету, как формировать временные разницы, чтобы заработало требование ПБУ 18/02 и пр.

PC Week: А реализация других задач с помощью решения “1С” у вас не вызвала проблем?

А. Б.: Самая большая проблема, с которой нам до сих пор не удалось справиться, связана с расчетом заработной платы. Законодательство в данной области очень запутанное. Когда у работника есть только оклад и премия, это решается элементарно. А наш комбинат имеет сложнейшую систему оплаты труда — так, у нас существует до 60 разных видов начислений, 42 различных графика работы. Каждый вид деятельности имеет свои особенности и соответственно оплачивается по-разному. Для примера можно рассмотреть транспортный цех, где есть два вида работы: вывоз готовой продукции и ввоз сырья и прочих материалов, необходимых для производственного процесса. Использовать сдельную форму оплаты труда на доставке сырья нельзя, здесь подходит только повременная. Так, иногда приходится отправлять целый КамАЗ всего за какой-нибудь одной флягой, а иначе может остановиться производство. А вот при отправке готовой продукции водитель может полностью загрузить машину, а затем объехать с ней пять-шесть адресов. Потому что, чем больше он увезет, тем больше получит. И это все в течение одной смены. К сожалению, реализованный фирмой “1С” механизм расчета заработной платы — так называемые “сложные периодические расчеты” — противоречит смешанной форме оплаты труда. То есть за один и тот же день нельзя заплатить водителю двумя способами. И вот эту функциональность мы даже дописать самостоятельно не смогли. Поэтому приходится выкручиваться: берем табели, переносим их в Excel (причем оплата может вестись по нескольким табелям), а затем расчетчики вручную делают необходимые исправления в готовом расчете. Из-за этого появляется много ошибок. Более того, это очень тяжело и непроизводительно. Так что это не решение, а вынужденный выход из создавшегося положения.

Еще один важный вопрос — отсутствие возможности формировать табель на основе первичных данных. В соответствии с законодательством оплата труда должна рассчитываться по табелю рабочего времени, который является обязательным документом для каждого работника. Таким образом, табель, подписанный начальником подразделения и утвержденный руководством предприятия, служит основанием для начисления заработной платы. А в “1С:Бухгалтерия 8.0” этот механизм реализован иначе. Сначала производится расчет, где учитываются все виды начислений, отклонения и т. д., а затем уже по его результатам строится табель. То есть после расчета заработной платы. А нам он нужен до того, как предстоит делать расчет, поскольку выверка данных ведется расчетчиком по табелю. На мой взгляд, эта ситуация возникает из-за того, что “1С” изначально ориентировала свои продукты на торговые организации. А на нашем комбинате отклонения от стандартного рабочего времени составляют 50—60%. И такая ситуация наблюдается на любом предприятии пищевой промышленности.

PC Week: Как вы оцениваете эффект, полученный комбинатом “Крекер” в результате внедрения решения “1С”?

А. Б.: Я с недоверием отношусь к заявлениям типа “после внедрения новой системы наши доходы утроились…”. Видимо, в таких организациях просто не было должного порядка. Да, действительно, конкурентоспособность повышается, когда у вас появляется возможность быстро и хорошо реализовать требования своих контрагентов. Но это никак не может повысить производительность труда в несколько раз.

Что касается нашего предприятия, то, отказавшись от старой системы, мы вместе с тем отказались и от ее очень дорогого сопровождения. Стоимость сопровождения ПО “1С” просто несоизмеримо меньше, чем нашей старой индивидуальной ИС. Благодаря этому мы смогли практически окупить переход на новую систему уже к настоящему времени, т. е. за полтора года.

* Ретробонус представляет собой денежную скидку на общую стоимость продукции без учета НДС, отгруженной дистрибьютору за отчетный месяц.