Наверное, было бы преувеличением сказать, что резкое изменение экономической и внешнеполитической ситуации внесло какие-то радикальные коррективы в логику эволюционного развития российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM). Тем не менее некоторые перемены были, хотя и не сильно заметные. Собственно, вся февральская конференция «Экосистема ECM ‘2015» (www.pcweek.ru/ecm/ecosystem-ecm) проходила под углом зрения произошедших и происходящих преобразований, но наиболее оживленный обмен мнениями среди экспертов состоялся в рамках специальной панельной дискуссии.
Чем запомнился 2014 год
В целом общим мнением участников дискуссии была констатация того, что никаких заметных потрясений или отклонений от обычного направления развития ECM-рынка не замечалось. Характерно и то, что движение продолжалось в соответствии с общемировыми тенденциями.
Говоря об этом, руководитель отдела продаж бизнес-решений российского представительства Microsoft Александр Чеснавский отметил, что основные мировые ECM-тренды, отмеченные аналитиками из Forrester (www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=172522), вполне актуальны и для нашей страны. На его взгляд, один из главных итогов прошлого года в этой сфере в России состоит в том, что внимание заказчиков сосредоточилось на вопросах применения мобильных средств, причем теперь уже касательно не топ-менеджеров, а широкого круга сотрудников. Фактом стал также реальный выход «за традиционные границы СЭД», о котором еще два-три года назад, скорее, говорили как о тенденции. Если до недавнего времени вся проблематика СЭД строилась вокруг понятия «документ», то как раз в
Прошлый год охарактеризовался заметным обострением противоречий между новыми технологическими возможностями и порой весьма архаичными методами работы с документами, закрепленными в нашей нормативно-законодательной базе. Этот момент отметил председатель совета директоров «ЭОС» Владимир Баласанян: «Сейчас на работу, в том числе в госорганы, приходит поколение людей, которые вообще уже не очень представляют себе жизнь без компьютеров и мобильных устройств. Они хотят и на работе в полной мере использовать эти средства, но это желание упирается в невозможность реализовать его из-за устаревших правил и регламентов. Данная проблема требует сейчас скорейшего разрешения».
Ссылаясь на свой опыт, генеральный директор компании «Логика бизнеса» Виктор Вайнштейн в качестве главного итога года выделил решительное укрепление доверия крупных заказчиков к СПО-платформам, которые, с одной стороны, за последние годы доказали свои возможности для реализации серьезных масштабных ECM-проектов, а с другой — привлекают клиентов независимостью от бремени лицензионных выплат, особенно в масштабных, развивающихся проектах. Важно, безусловно, и то, что продолжается смещение документооборота в полностью электронный, безбумажный вид. Сокращение бюджетов на ИТ лишь ускоряет этот процесс, поскольку настоящий электронный документооборот реально помогает сокращать затраты, повышать эффективность работы. Прошлый год ознаменовался также усилением давления государства с целью ускоренного перехода на электронные форматы общения как в плане взаимодействия органов власти и ведомств между собой, так и при работе с гражданами и юридическими лицами (развитие системы электронных госуслуг, перевод фискальных документов и налоговой отчетности в электронный вид и пр.).
Генеральный директор компании Citeck Антон Иванов в качестве «вехи» 2014 года отметил качественное изменение отношения заказчиков к СПО-решениям: «Если раньше предприятия интересовались Open Source больше из любопытства, в лучшем случае его пробовали использовать в варианте „пилотов“, то сейчас это уже вполне деловое желание применять такие средства в реальных ответственных проектах, с пониманием всех плюсов и минусов данного подхода».
«Заказчики берут на себя все более значительную работу по внедрению ECM, увеличивается доля проектов, которые клиенты выполняют полностью самостоятельно», — такую любопытную тенденцию выделил руководитель отдела разработки «1С:Документооборот» фирмы «1С» Александр Безбородов. Причины этого он видит в нескольких взаимосвязанных факторах. Во-первых, усиливается «глубина проникновения» ECM в деятельность компании, соответственно в проект должны быть глубже вовлечены бизнес-пользователи. Во-вторых, повышается значимость таких проектов для заказчиков, поэтому руководство уделяет им повышенное внимание. И в-третьих, растет уровень «технологичности» реализации проектов: шире используются готовые решения, созданы типовые методики внедрения на основе обобщения отраслевого опыта.
Роль и место ECM в корпоративной ИТ-системе
Еще лет десять назад внедрение СЭД рассматривалось коммерческими предприятиями как локальная и зачастую совсем не первоочередная задача, которая решалась путём инсталляции некоторых пакетов, обычно функционирующих независимо от других бизнес-систем. Сейчас ситуация коренным образом поменялась. По мнению Александра Безбородова, сегодня многие заказчики вообще всю проблематику управления предприятием рассматривают как единый комплекс, не проводя жестких границ между задачами ERP, ECM, CRM и BI. Эта тенденция видна по тому, что компании все чаще приобретают и внедряют комплексные решения (скажем, ERP+ECM).
«Все наши СЭД-продукты сейчас в обязательном порядке имеют модули интеграции внутренних бизнес-процессов с внешней системой межведомственного электронного взаимодействия, используемой для оказания электронных госуслуг», — сказал Владимир Баласанян.
Александр Чеснавский, поддержав мысль об интеграции ECM в корпоративную систему предприятия, отметил более глубокую работу с документами: «Если раньше пользователи имели дело с отдельными документами, то сейчас они все чаще работают со всем информационным массивом компании, с тем, что, собственно, и обозначается термином „контент“. Это выражается, например, в более широком использовании тех или иных средств аналитики для извлечения из контента нужной информации, то есть мы имеем дело с задачами класса управления знаниями. В компаниях появляются должности менеджеров по повышению эффективности работы персонала, при этом технологическая поддержка такой деятельности во многих случаях выполняется именно через ECM». Данное мнение поддержал Антон Иванов, добавив, что требования к электронным архивам со стороны заказчиков все чаще содержат пункты о необходимости использования этой информации в оперативной деятельности компаний, в том числе с помощью развитых средств поиска.
Развивая мысль об архивах, Владимир Баласанян выделил еще одну интересную тенденцию сегодняшнего дня. В России определенной популярностью пользуется модель аутсорсинга бумажных архивов, но раньше это было чисто физическое хранение материалов, как правило, даже без возможности работы с ними. Сейчас в этих услугах появляются функции перевода бумаги в электронный вид и удаленной работы с полученным электронным контентом.
Одной из видимых тенденций ECM, по мнению Виктора Вайнштейна, является смешение акцентов в сторону поддержки взаимодействия работников, в том числе общения сотрудников с внешними контрагентами. При этом на смену офлайновому режиму с помощью обычных механизмов электронной почты приходят средства онлайновых коммуникаций в реальном времени, например, в виде чата. Этот тренд до недавнего времени был заметен только по зарубежным новостям, но сейчас он уже четко обозначился и в России. Как говорит Виктор Вайнштейн, уже реализуются проекты, где чат используется для поддержки важных бизнес-процессов в крупных распределенных корпорациях. Эта тенденция поддерживается тем, что конечными пользователями сегодня становятся люди молодого поколения, для которых методы социального общения являются нормой жизни.
Платформа или готовое решение?
Для предприятий это традиционная дилемма: использовать ли заказную разработку на базе некоторой универсальной платформы или применить тиражное прикладное решение с минимальным объемом доработок и настроек. В целом предпочтения компаний тут давно известны: крупные заказчики тяготеют к первому варианту, малые — ко второму. Для средних и крупных организаций обычно наиболее оптимальным является максимальное использование готовых приложений, реализованных на базе серьезной промышленной платформы.
Эксперты считают, что перспективное направление представляют облачные модели, при этом есть две основные схемы — IaaS (перенос в облачные дата-центры собственных ECM-решений) и SaaS (использование готовых прикладных сервисов). По мнению Владимира Баласаняна, переходу предприятий в облака препятствует груз унаследованных ИТ: «Для новой компании, только начинающей свою деятельность, ориентация на облако является хорошим вариантом. Но зачем переходить туда заказчику, который уже имеет собственную ИТ-инфраструктуру и заточенное под себя ECM-решение?». Хотя в случае государственных структур использование ECM-систем по схеме коммунального (ведомственного или регионального) облака представляют собой весьма эффективной средство и в ряде субъектов федерации (в частности, в Москве и Барнауле) довольно широко применяются, отметил он.
Решающим фактором сейчас является скорость реализации ECM-проекта. Виктор Вайнштейн считает, что хотя заказчики сначала выбирают программный продукт (в случае платформы обязательно изучается вопрос, какие готовые прикладные решения на ее основе уже имеются) и только после этого — исполнителя по внедрению, эти два вопроса нужно решать комплексно, одновременно. Именно от квалификации внедренца в наибольшей степени зависят сроки выполнения работ и их успешность в целом независимо о того, что выбрано в качестве основы — платформа или тиражный продукт. При этом он обратил внимание еще на одно новшество рынка: заказчики, использующие СПО, проявляют желание зафиксировать права собственности на реализованную у них систему, что позволяет им наиболее оптимально решать вопросы по ее эксплуатации, модернизации и масштабированию.
ECM-стратегия в условиях кризиса
Сложные экономические времена, естественно, оказывают существенное влияние на стратегию развития компаний в целом, и это соответствующим образом сказывается на вопросах применения ИТ. Участники дискуссии были едины во мнении, что заказчики стараются уменьшать затраты на ИТ, сокращать капитальные расходы, стараясь получить максимальный эффект о того, что у них уже имеется. И здесь главная рекомендация заключается в том, что руководители предприятий должны провести некоторую инвентаризацию своего ИТ-хозяйства и оценить, насколько эффективно используются все его компоненты. Вполне возможно, что они найдут что-то «лишнее», ненужное сейчас, и почти на 100% можно утверждать, что все они обнаружат неиспользованные резервы.
Если же говорить о новых внедрениях или серьезных обновлениях ECM-систем, то сегодня нужно ориентироваться на гибкие модели реализации ИТ-проектов типа agile, когда работы разбиваются на короткие этапы, на каждом из которых должен быть получен конкретный деловой результат. При этом крайне важен тесный постоянный контакт между бизнес-потребителями и ИТ-исполнителями. Руководство же должно очень четко формулировать конкретные целевые задачи и обязательно оценивать их реализацию после выполнения работ.
В то же время заказчику не следует «суетиться», принимать какие-то поспешные решения под влиянием тех или иных новостей или изменений на рынке. В подобные сложные времена лучше уходить от административных методов внедрения ИТ (отдать приказ в уверенности, что он будет исполнен, даже если он встретит сопротивление сотрудников) и делать то, что будет максимально лояльно воспринято людьми.
И еще один совет конкретно по специфике ECM: нужно максимально «уходить» от бумаги — перевод документов и процессов в электронный вид дает вполне конкретный позитивный результат и в краткосрочном плане, а тем более в стратегической перспективе.
