Завершено внедрение системы DIRECTUM в российском филиале немецкой компании VBH — одного из мировых лидеров в сфере торговли комплектующими для окон и дверей, филиалы которой представлены более чем в 40 странах мира. Российское представительство (ООО “Фаубеха”) имеет более 20 удаленных подразделений, расположенных в крупных городах страны, и головной офис в Санкт-Петербурге.
В компании было принято решение о внедрении ECM-системы как средства формализации и управления взаимодействием между российскими подразделениями компании. Прежде всего, стояла задача оптимизации документооборота между ними, так как сканирование и отправка документов по почте занимали слишком много времени и не предусматривали возможности эффективного контроля за выполнением текущих задач.
В ходе конкурсного отбора была выбрана ECM-система DIRECTUM, а в качестве поставщика услуг — компания Avis Expert. Свой выбор руководство заказчика аргументировало тем, что в данной системе наиболее полно реализованы возможности адаптации к уже сформировавшимся и регламентированным бизнес-процессам компании.
Проект стартовал в конце 2009 г. и осуществлялся в два этапа. На первом этапе было автоматизировано делопроизводство и управление распорядительной документацией. Были разработаны и введены 22 типовых маршрута, среди которых: согласование финансовых приказов и заявок на финансирование, инвестирование, согласование регламентов, положений, доверенностей, претензий от клиентов и претензий между складами.
Кроме того, был настроен ряд сложных сквозных бизнес-процессов: направление сотрудников в командировку, оформление отпусков, увольнение сотрудников, обработка претензий от поставщиков, введение новых артикулов, работа с дебиторской задолженностью, премирование сотрудников, оплата мобильной связи. Для хранения всей документации предприятия был создан специализированный электронный архив.
На втором этапе, начавшемся в феврале 2010 г., были внедрены модули “Управление взаимодействием с клиентами” и “Управление договорами”, а также автоматизирована обработка входящих счетов на базе продуктов DIRECTUM и ABBYY с использованием комбинированного решения "InDocs — автоматизированный ввод и распознавание документов”.
Как сообщается, обработка с помощью InDocs увеличила скорость ввода счетов в 7 раз, а также значительно сократила процент ошибок ввода. За прошедший год обработано более 5 000 счетов более чем от 500 поставщиков.
Отличительной особенностью реализации проекта стало взаимодействие сотрудников Avis Expert с программистами заказчика, в рамках которого была осуществлена интеграция ECM-системы с MS Dynamics AX без использования специального коннектора DIRECTUM. Результатом стал свободный обмен между системами данными о контрагентах, контактных лицах и должностях. В качестве ведущей в данном взаимодействии выступает система Dynamics AX.
Как сообщается, в настоящее время комплексная система электронного документооборота охватывает все структурные подразделения компании. Фактически весь документооборот полностью переведен в электронный вид. Число пользователей системы достигло 170 человек. После перевода в промышленную эксплуатацию компания VBH перешла на техническую и сервисную поддержку компанией Avis Expert.
