Система управления кадрами: критерии выбора

Говорят, что мужчины происходят от Марса, а женщины — от Венеры. Примерно также можно сказать о происхождении служб ИТ и кадров, когда дело доходит до выбора глобальной системы управления персоналом (Human Resource Management System, HRMS). Чтобы устранить противоречия и наладить сотрудничество, и тем и другим нужно уметь договариваться. Во-первых, это позволит им учитывать потребности друг друга, а во-вторых, даст возможность работать более эффективно.

Для начала давайте исходить из того, что отдел кадров сознает необходимость общения с ИТ, а также знает, с кем, как и когда нужно контактировать для решения стратегических задач. ИТ-подразделение, со своей стороны, понимает требования кадровиков и хорошо разбирается в инструментальных средствах для таких случаев.

Задачи отдела кадров

Стремясь создать коллектив сотрудников, удовлетворенных работой, организации уделяют все больше внимания эффективной деятельности отдела кадров. Сегодня это подразделение рассматривается как одна из ключевых структур, обеспечивающих функционирование всего бизнеса компании. В его задачи входит поиск и привлечение талантливых специалистов, снижение текучести кадров, уменьшение расходов на наём сотрудников и оплату их труда.

Но для того чтобы сделать работу кадровиков по-настоящему эффективной, нужна соответствующая комбинация людей, процессов и технологий — без этого достичь успеха будет очень трудно. Система HRMS помогает организациям выполнять целый ряд стратегических функций по автоматизации различных заданий. С ее помощью можно оценивать персонал, определять степень его удовлетворенности, собирать и анализировать статистические данные о длительности и стоимости заполнения вакантных должностей, рассчитывать показатели качества работы каждого сотрудника, узнавать, какой доход приносит тот или иной член команды, рассчитывать производительность его труда, отслеживать текучесть кадров.

Вот только есть одно “но”. Хотя мало кто оспаривает ценность системы управления кадрами, ее внедрение может сопровождаться множеством сложностей. Так что здесь не обойтись без тщательного планирования и

Проблемы ИТ

Стремясь оптимизировать бизнес-процессы и повысить конкурентоспособность, компании все больше полагаются на высокие технологии. Но при этом очень быстро становится ясно: чтобы добиться наибольшей отдачи от инвестиций в ИТ, прежде всего нужно увязать технологии с целями и задачами бизнеса. Это особенно справедливо в отношении системы управления кадрами, которую нельзя рассматривать как рядовое приложение, так как HRMS оказывает колоссальное влияние на общую деловую стратегию организации, ее конкурентоспособность и прибыльность.

Как наводить мосты между отделом кадров и ИТ-службой

Чтобы получить наибольший эффект от инвестиций в управление кадрами, организации должны донести свои общие цели и задачи до сведения отдела кадров и ИТ-подразделения, а затем обязательно учесть реакцию обеих сторон. Только тщательный анализ позволит убедиться, что такое решение сможет улучшить бизнес-процессы в организации, а не просто представит прежние бумажные потоки в цифровом виде. Кроме всего прочего система должна обеспечивать эффективный документооборот со встроенным механизмом утверждения документов, генерировать отчетность по выполнению законодательных требований, хорошо интегрироваться со всеми основными инструментами отдела кадров — системами компенсаций и поощрений, средствами управления наймом и обучением персонала, стратегическим инструментарием оценки управления производительностью труда и преемственности на рабочих местах.

Чтобы обеспечить долгосрочное и успешное сотрудничество отдела кадров с ИТ-подразделением, следует говорить на языке, понятном и тем и другим. Кроме того, необходимо выбрать решение, отвечающее специфическим требованиям обоих. Для этого система управления кадрами должна соответствовать приведенным ниже пяти критериям.

1. Возможность масштабирования инфраструктуры в соответствии с текущими и будущими потребностями

Чтобы система HRMS работала долго, нужно найти решение, способное удовлетворять как текущие, так и перспективные потребности кадровой службы с минимальным участием ИТ-подразделения. Подобная система должна быть достаточно масштабируемой и гибкой, чтобы после развертывания ею могли пользоваться сотрудники отдела кадров, а по мере расширения компании (за счет естественного роста либо в результате слияний и приобретений) к ней можно было подключать новых работников. Кроме того, не должно возникать проблем с включением в выбранное решение новых систем расчета заработной платы и обеспечения бизнес-процессов. Неплохо также предусмотреть поддержку разных языков, чтобы с единой глобальной платформой HRMS могли работать пользователи разных национальностей. Все это позволит реализовать цели и задачи кадровой политики компании в глобальном масштабе без дополнительной помощи со стороны ИТ-подразделения.

2. Средства генерации отчетов и запросов в соответствии с внутренними и внешними требованиями

Система HRMS должна также отвечать множеству разнообразных требований, имеющих отношение к кадровой работе и выполнению законодательных актов, таких как EEO (Equal Employment Opportunity), VETS (Military/Veterans), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act), а также законы о заработной плате и найме персонала W-2 и 1099.

Чтобы успех был долгосрочным, ИТ-команде следует искать такое решение, которое способно объединять данные из нескольких систем, оснащено встроенным генератором отчетов, позволяет составлять запросы на естественном языке и на SQL (это упростит работу начинающих пользователей), а также поддерживает неограниченное количество профилей безопасности с описанием разрешенных для каждого сотрудника полей, задач и действий. Получив такой инструментарий, кадровики легко смогут добавлять поля и таблицы, когда этого потребуют изменения бизнеса. HRMS поможет сотрудникам отдела кадров в защищенном режиме находить информацию и рассылать ее именно тем, кому нужно, составлять комплексные отчеты в соответствии с внутренними и внешними правилами, представлять высшему руководству многогранную кадровую статистику и другие подобные данные, необходимые для принятия решений и согласования целей.

3. Автоматизация работы для совершенствования бизнес-процессов

Для реализации сегодняшней парадигмы “делать больше с меньшими затратами” очень важно, чтобы система управления кадрами поддерживала автоматизацию работы. Эта технология давно завоевала признание в ИТ-подразделениях благодаря своей способности связывать события с функциями календарей и планировщиков, а теперь ее стоит взять на вооружение и в отделах кадров. Здесь она поможет организовать повседневную деятельность, распределить работу по приоритетам и повысить эффективность всех процессов. С помощью задаваемых пользователями автоматических “триггеров” специалисты отдела кадров смогут автоматизировать рассылку по электронной почте предупреждений, уведомлений и отчетов, а избавившись от рутинной работы, сосредоточиться на решении задач стратегического характера, активнее общаться с персоналом, быстрее отвечать на запросы сотрудников и оперативнее реагировать на организационные изменения.

4. Тесная интеграция и импорт-экспорт с целью снижения задержек и повышения точности

В число важных требований к системе управления персоналом, имеющих особое значение для ИТ-специалистов, входит также тесная интеграция с другими инструментами, используемыми в отделе кадров, и применение готовых интерфейсов связи с ними. Это нужно для единого входа во все системы, для интеграции с сервером электронной почты, службой каталогов, LDAP, сервисами сторонних поставщиков по расчету заработной платы, планировщиками карьерного роста и другими имеющимися системами. Необходимо также, чтобы HRMS могла импортировать данные из различных источников. Особую роль это требование приобретает в условиях, когда кадровики хотят получить единый информационный источник для рациональной организации своих рабочих процессов. Кроме всего прочего кадровая система должна избавлять сотрудников от многократного ввода одних и тех же данных, обеспечивать лучшую сохранность сведений (за счет импорта накопленной информации из нынешних систем), а также, что еще важнее, предоставлять дополнительные возможности анализа и генерации отчетов другим членам команды по мере необходимости.

И наконец, организациям следует обратить внимание на то, чтобы из системы управления кадрами можно было экспортировать данные в такие приложения, как Word, Excel и т. д. Это позволит сотрудникам отдела кадров проводить дополнительный анализ сведений и представлять их в привычных для компании форматах без помощи ИТ-отдела. По мере совершенствования архитектуры и более широкого распространения технологий Web 2.0 традиционный импорт-экспорт будет заменен Web-сервисами, которые автоматизируют и облегчают публикацию информации и обмен ею. В результате у менеджеров и сотрудников появляется возможность обрабатывать данные, даже не задумываясь о решении таких рутинных задач, как импорт или экспорт данных, не говоря уж об интеграции систем.

5. Развитие функций workflow для упрощения работы и стимулирования самообслуживания

Последнее (и, возможно, наиважнейшее) требование к системе управления кадрами — максимальная функциональность в области workflow. Получив в свое распоряжение настраиваемые пользователями меню и формы, зависящие от роли сотрудника в организации, отделы кадров смогут автоматизировать процессы, которые отнимают сейчас немало времени, содержат массу этапов или требуют участия многих специалистов. К таким заданиям относится смена фамилий, изменение схемы подчиненности сотрудников, включение в организационно-штатную структуру новичков, увольнение и обучение персонала. В результате повысится производительность труда кадровых работников, снизятся расходы на подготовку специалистов и администрирование, ускорится обработка транзакций с одновременным повышением их точности, уменьшатся затраты на организацию и предоставление кадровых сервисов в масштабах всего предприятия.

ИТ-подразделению и отделу кадров следует также выбрать систему HRMS, которую можно развернуть в сети вместе с порталами самообслуживания персонала (Employee Self-Service, ESS) и самообслуживания менеджеров (Manager Self-Service, MSS). Это поможет организовать простой и вместе с тем безопасный доступ сотрудников к нужной им информации, документировать выполняемые ими операции, регистрировать рабочие процессы, а также обеспечит соответствие требованиям законодательных актов, например закона Сарбейнса — Оксли. Выбрав систему управления кадрами с развитыми функциями workflow, отделы кадров и ИТ смогут оптимизировать и расширить технологическую платформу, которая необходима для эффективной и прибыльной работы всей компании.

В целом же если организация хочет, чтобы ее сотрудники работали эффективно и при этом испытывали чувство удовлетворения, ей не обойтись без налаживания плодотворного взаимодействия между ИТ-отделом и кадровиками. Так что не стоит делить их на потомков Марса и Венеры. Будет гораздо лучше, если эти специалисты запомнят пять изложенных выше простых положений и начнут применять их для открытого обсуждения своих целей, задач и требований к системе.

Уделяя должное внимание сотрудникам, процессам и технологиям в подразделениях ИТ и кадров, ваша компания сможет наладить долговременное взаимовыгодное сотрудничество между равноправными участниками, которые сообща трудятся над достижением общей цели.