В ходе сотрудничества с иностранными компаниями организации, желая выйти на внешний рынок, сталкиваются с необходимостью освоения международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). Следующим шагом, который им предстоит сделать, является автоматизация учетных процессов. О вопросах, связанных с нею, говорили эксперты круглого стола “Автоматизация составления отчетности по МСФО” -- он прошел в начале июня в рамках международного конкурса IFRS PROFESSIONAL.
В начале мероприятия организаторы пояснили: под автоматизацией финансовой отчетности следует понимать внедрение специализированной системы, имея в виду, что традиционно финансисты строят вычисления на основе табличных форм Excel.
Методически внедрение систем отчетности по МСФО мало чем отличается от развертывания других учетных систем — те же причины, те же принципы, те же сложности в освоении нового формата работы с данными.
Мы также часто слышим о разных сложностях, возникающих при переходе к автоматизации, о трудностях, которые заставляют отказаться от идеи внедрения систем. Но так ли уж они сложны и непреодолимы, как кажется? Быть может, в большинстве случаев они надуманны? И всё дело в сопротивлении коллектива работе в новом формате, в пугающей своей “заоблачностью” стоимости систем, прочих избыточных затратах и, наконец, в нежелание тратить время на поиск компании, которая предложит нужный функционал и оптимальные условия сотрудничества?
Как известно, кто ищет — тот всегда найдет. А говоря, например, о стоимости, справедливо будет привести высказывание одного из участников круглого стола: “Система будет стоить вам ровно столько, сколько вы готовы за нее заплатить”.
Как определить готовность компании к автоматизации? Нужно ли переходить на автоматизированную систему одновременно с запуском отчётности по МСФО или целесообразно дождаться накопления информации?
Дмитрий Огурцов, член Совета международного конкурса IFRS PROFESSIONAL, считает, что в первую очередь следует учитывать сроки предоставления отчетности, составленной по МСФО для сторонних пользователей, либо сроки предоставления ее руководству. “Это основной критерий перехода на автоматизированный учет. Второй критерий — некий “исторический момент”, когда руководству потребуется информация, к примеру, о финансовых показателях за минувшие полгода, год или даже два. Excel хранит подобную информацию, но с ошибками. И следующим шагом является оценка как стоимости перехода на автоматизированную систему, так и временных затрат. Исходя из своего опыта, могу сказать, что в средних банках, где не предусмотрены жесткие сроки передачи отчетности, потраченное время и трудозатраты, как правило, не окупают переход на автоматизацию в перспективе. Поэтому в нашем случае в результате анализа было решено пока не переходить на автоматизацию, а продолжать подсчет в Excel”, — сказал г-н Огурцов.
“Думая об МСФО, мы должны понимать те бизнес-процессы, которые за этим стоят, -- полагает Ольга Редько, член Совета международного конкурса IFRS PROFESSIONAL, независимый эксперт МСФО. -- Хороший переход на автоматизацию должен предполагать историю хорошей первичной практики составления отчетности в Excel. Только после этого команда, которая осуществляет работу с финансовой отчетностью по МСФО, способна сформировать техническое задание (ТЗ)”.
Есть ли необходимость иметь полностью прописанную методологию перед автоматизацией?
По мнению г-жи Редько, это зависит от уровня коммуникаций в компании: “Какой-то участок работы нужно прописать от начала и до конца без права на ошибку. А если вероятность ошибки допустима, попробовать автоматизировать какую-то часть работы с проанализированной методологией, а потом смотреть по результату. Иначе — это как подготовка идеальной отчетности, можно прописывать методологию до бесконечности”.
Противоположную точку зрения высказала Марина Шилкина, заместитель генерального директора ООО “Бизнес Лоджик Софт Центр”: “Если мы действительно хотим внедрить систему автоматизации, нам не обойтись без методологии, максимально помогающей получить то, что нам требуется. В ней должны быть отражены все существенные аспекты. Без этого система никогда не заработает. И лучше создавать ее, подключив разработчиков системы. Этот глобальный труд должен предшествовать процессу автоматизации. Без этого нормально процесс не завершить”.
Любая организация имеет свои индивидуальные особенности, в связи с этим она, вероятно, должна решить для себя вопрос о том, стоит ли ей подстраивать систему под себя либо подстраиваться под систему?
“Каждый сталкивался с тем, что старается настроить систему под себя, а потом выходит следующее обновление и оказывается, что предыдущую версию существующая система не поддерживает. Поэтому в таком “уходе в прокрутку” важно остановиться и учесть, что все-таки систему разрабатывали умные люди, у которых был опыт, и они понимают и учитывают запросы компаний. Мы неинновационны в своих потребностях, и, вероятно, в новых версиях системы будут предусмотрены и наши запросы в том числе. Может быть несколько иначе, чем настроили мы, но результат будет таким же. То есть нужно изучить возможности системы для того, чтобы по максимуму жить с ней на одной волне”, — уверена Ольга Редько.
Кто должен отвечать за выбор функциональности системы в компании?
По мнению Ольги Редько, в компании должен быть сотрудник, который знаком с МСФО, и также разбираться в том, какие возможности предоставляют системы автоматизации финансовой отчетности, бизнес-аналитики.
Схожее мнение высказала менеджер департамента финансового контроля ОАО “ТНК-ВР Менеджмент” Татьяна Гаврилюк: “Если говорить о крупной компании, то необходим даже отдел бизнес-аналитиков. Люди, которые и за поддержку системы отвечают, и являются инициаторами внедрения. Анализируют рынок, посещают конференции, знакомятся с продуктами, с подрядчиками и инициируют внедрение, когда возникает необходимость. При выборе системы нельзя полагаться только на подрядчика. Крупные организации со сложными бизнес-процессами просто не могут себе этого позволить. Мы столкнулись с ситуацией, когда взаимодействовали с подрядчиком, который имел большой опыт внедрения, но в организациях иного профиля, не нефтяного бизнеса. Такого опыта внедрения у него не было. Поэтому в крупной компании сами сотрудники должны выступать инициаторами внедрения. При полной поддержке руководства”.
Что выбрать — систему-конструктор или коробочный вариант?
По словам Дмитрия Огурцова, система-конструктор характеризуется относительно невысокой стоимостью, но большими трудозатратами. Коробочный продукт — готовый вариант, но зачастую сложный и дорогостоящий. “Рассматривая возможные варианты, мы исходили из требований отчетности, требований к интеграции и ставили задачу -- как разработчику, так и нашим ИТ-сотрудникам -- создать некий первичный пакет данных для того, чтобы проверить работоспособность системы и продумать процедуру интеграции. На мой взгляд, автоматизацию отчетности по МСФО следует делить на несколько частей: автоматизацию загрузки данных, автоматизацию работы корректировок и автоматизацию выгрузки. Как правило, системы выполняют весь основной функционал. Взаимодействуя с разработчиками, мы задавали вопросы о конкретной задаче, о том, сколько потребуется времени на ее решение системой, смотрели, насколько активно и добросовестно разработчик работает с нами. Поэтому его интерес к решению наших проблем — основа для дальнейшей работы. Но в конечном итоге выбор все-таки упирается в стоимость”, — сказал он.
Возможно ли компании обойтись собственными силами и самим создать систему автоматизации при наличии талантливых ИТ-сотрудников?
“При всей кажущейся простоте и экономии временные и организационные затраты на подготовку сотрудников значительны. Требуется дополнительное выделение сотрудников ИТ, которые будут сопровождать эту БД. И проблему работы с историческими данными это не решает. То есть это некое полурешение, которое хорошо заменяется качественно настроенным Excel. Кроме того, здесь есть свои риски: сотрудник, написавший систему, может покинуть компанию. Существует риск устаревания системы. Не сразу, но через несколько лет встанет вопрос о замене ее на что-то современное и более гибкое в настройках”, — отметил Дмитрий Огурцов.
“Когда стартует большой проект в компании, мы набираем людей, запускаем проект, доводим его до финала и с чем сталкиваемся? С тем, что эти человеческие ресурсы становятся избыточными. Приглашенные специалисты создали систему — то есть основную задачу решили. После чего получается, что им в компании делать нечего, потому что интересных задач по внедрению компания предложить им не может. Поэтому, с одной стороны, если мы — компания, которая занимается внедрением подобных проектов, то в этом есть смысл. С другой стороны, если мы не ИТ-компания и не занимаемся внедрением систем, то очевидно, что держать в своем штате специалистов-разработчиков особого смысла нет”, — полагает Иван Черныш, руководитель отдела проектов компании “Первый БИТ”.
Что необходимо учитывать, каковы типичные ошибки при внедрении систем?
По мнению Ивана Черныша, со стороны заказчика должен быть человек, который волевым решением сможет правильно мотивировать работу своих сотрудников и свести на нет весь негатив, который возникает по ходу проекта. “Люди при внедрении проекта сталкиваются с массой нового, а переходить на это всегда трудно. Силами вендора преодолеть это сопротивление невозможно. Так же мы рекомендуем, чтобы в самой проектной команде был человек от заказчика - технический специалист, потому что в дальнейшем он будет сопровождать работу системы. И методологический специалист, который в процессе также может вносить коррективы. Таким образом, мы можем разработать совместное решение. Этот подход для заказчика и проще, и дешевле. И вендору также проще”, — сказал он.
Яркую финальную точку в обсуждении поставил Евгений Рудаков, партнер компании АDE Professional Solutions, высказавшись сразу по большинству обсуждаемых вопросов: “Что происходит при внедрении? Есть бухгалтерия, про которую мы конкретно сейчас говорим, а не про что-то абстрактное. Есть люди, которые делают определенную отчетность. Ее нужно сделать раз, два и убедиться, что она системно работает. И потом ее надо кому-то отдавать для формирования конкретного решения. Мы часто сталкиваемся с тем, что приходим к клиенту, а им уже написаны две методологии. Какая методология и кто ее в принципе пишет при подготовке отчетности по МСФО? Люди часто не понимают, о чем нужно писать. Составьте отчетность и после проверки ее аудиторами передайте таблицы в Excel консультанту, который перенесёт их в системное решение. Бухгалтерия должна чувствовать себя комфортно. Им не следует говорить — давайте жить по-новому. В результате автоматизации заказчик должен понимать, что он будут работать с данными так же, как в Excel, но “окошко” будет выглядеть несколько иначе. Поэтому сначала нужно сделать несколько раз отчетность, выстрадать ее. А потом показать людям, чтобы они понимали, что им придется автоматизировать. Не писать пространное ТЗ, оно в принципе должно быть не больше 20 страниц. Что важно — определиться с техническим регламентом для ИТ-специалистов”.
