Блог

Прежде всего, должен сказать, что в полку блогеров раздела "Документооборот/ECM" прибыло – к нам подключилась Ольга Подолина (эксперт, автор и пр.). Хочу сказать, что список блогеров является совсем не окончательным (пишите мне– kolesov@pcweek.ru)

Основной темой этой недели стали вопросы долгосрочного хранения документов. По этому поводу есть конкретное предложение – в первую очередь организаторам предстоящего DOCFLOW 2011 и его активным участникам – давайте проведем там очное обсуждение этой проблемы? В принципе, это могла бы быть и отдельная секция (часа на три) с завершающей панельной дискуссией. Или хотя бы просто дискуссия (но подговленная). Пригласить туда специалистов Росархива, ВНИИДАДА, "Электронного Архива"... Разумеется, участников обсуждения на нашем блоге.

Что скажет ECM-общественность?

Так что думайте (но не долго – времени не там много), а пока расскажу одну историю к теме, тем более в недавнем комментарии Ольга Подолина уже упомянула про эту штуку – ChiWhiter, а я про него же в другом месте тоже вспомнил по случаю недавнего Дня Геолога</a>.

Так вот, еще перед Новым годом мой давний друг и бывший коллега прислал письмо (кстати, электронное, а не в бумажном виде. А почему наши госорганизации продолжают использовать бумажную переписку, а не электронную?)

Я полез в свой электронно-бумажный архив.

(Я защищался в 90-м году, а первые ПК мы получили середине 89-го. Могу сказать: если бы мы эти ПК тогда не получили, что, скорее всего, я бы число физически не смог бы защититься, так как иначе пришлось бы для оформительских работ снимать половину коллектива нашего сектора. И еще самым решительным образом в обеспечении сроков было революционное изменение в наших, тогда еще советских, нормативных требования – в 90-м году был отменен Главлит (цензура). Иначе я был не успел по срокам с рефератом – (на Главлит нужен был минимум месяц, а его уже не хватало). Кстати, отмена Главлита – это даже покруче, чем ЭЦП…)

Текст самой диссертации был сделан полностью на том самом ChiWhiter, файлы все сохранились.
Кстати, вот вопрос, который в наших разговорах об автоматизации документооборота постоянно находится вне поля зрения: вопрос подготовки документов. Мы постоянно говорим об "управлении", которое, такое впечатление, в несколько упрощенном виде заключается в управлении доступом к уже созданному документу (или еще пересылкой).

А как создаются документы?
Посмотрите на пример то же диссертации – бумажного документа, сделанного в 5 экземплярах.
Так вот, с "управлением диссертацией", как итоговым документом (запись=рекордс), у меня не было никаких проблем и забот: разослал их, куда нужно, два экземпляра лежат у меня дома, 1 раз в несколько лет достаю нужную офисную коробку, где лежат материалы тех лет.

А вот подготовка документа была намного более трудоемкой задачей. 150 страниц текста, с рисунками, формулами – тут уже счет идет на человеко-месяцы. Для тех, кто не помнит до-ПК-времена, могу сказать: как минимум половина человеко-времени выпонения НИР занимало оформление результатов работы – отчета и разного рода материалов для его защиты (мне кажется, что понятие "защиты" результатов работы – это уже совсем не из сегодняшней жизни).

Короче говоря, вопрос – "как создаются документы" – совсем выпал из поля внимания СЭД-тематики. А ведь, наверняка, и сегодня именно "создание" – это основные трудозатраты, именно тут лежит основной пласт возможности по снижению затрат и повышению производительности труда.

… на этой приходится прервать написание поста – зовут дела. Про файлы Chi, и про то – что же является подлинником диссертации – придется написать потом….