Вопрос о юридической значимости документов многим кажется малоинтересным и незаслуживающим особого внимания. Однако, сам термин практически у всех на слуху. В частности, за это можно благодарить отечественных e-invoice операторов, которые свои улуги называют не иначе как юридически-значимым документооборотом (ЮЗД), нимало не смущаясь отсутствием какого-либо законодательно закрепленного значения этого термина и тем, что раньше объект их автоматизации и документооборотом то никто не называл.[spoiler]
Употребить этот термин спокойно может даже человек с юридическим образованием. "Ваш скан не будет иметь юридическую значимость". А попросите его четко сформулировать, что это значит?
В свежем терминологическом ГОСТе по делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.8 - 2013) есть определение: юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Скан не является юридически значимым? Вы уверены? А почему? Он не может быть подтверждением? На каком основании? Есть сомнения в его подлинности? Вот! Кажется мы подбираемся к чему-то важному!
В российской нормативно-законодательной базе определение юридической значимости отсутствует. Не находил я его и в теории права (поправьте, если ошибаюсь).
Более интересное, на мой взгляд, определение есть в решении совета Евразийской Экономической Комиссии от 18.09.2014 г. № 73 "О концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов." Согласно ему, юридическая значимость электронного документа - свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного документа как подлинное.
В недавно вышедшемпостановлении Правительства Хабаровского края (текст приложения доступен здесь) мы немного переформулировали данные определения: под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.
Очевидно, что вопрос о юридической значимости документа связан прежде всего с такими его свойствами, как подлинность и целостность. Причем, сама по себе юридическая значимость свойством документа являться не может, она может лишь возникнуть (или не возникнуть) когда документ необходимо использовать в качестве подтверждения тех или иных юридических фактов (например, в качестве доказательства в суде). По большому счету надо говорить не об обеспечении юридической значимости электронных документов, а о принятии мер, направленных на повышение вероятности того, что в нужный момент ваш документ будет признан юридически значимым.
ЮЗ по русски и 63-ФЗ.
В России вопрос применения электронных документов призван решить закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Прежде всего речь идет о статье 6 этого закона, в которой устанавливаются критерии равенства электронных документов аналогичным бумажным. Однако, если проследить за изменениями, вносимыми в российское законодательство в последнии несколько лет, можно просто ужастнуться от количества поправок, вводящих возможность использования электронных документов практически во все законы, в которых речь идет о каких либо документах.
Известный российский эксперт Наталья Александровна Храмцовская в одной из своих статей, посвященных теме юридической значимости документов справедливо замечает, что у нас все идет к "созданию двух параллельных законодательств – одного для бумажных документов, и второго – для электронных. Между ними неизбежно возникают расхождения, на которых можно играть в случае судебных споров." Например, как рассматривать документ, для которого в специальном законе не установлена электронная форма? Ведь для других документов такие поправки в законы внесены. При чем тут вообще 63-ФЗ с его условиями эквивалентности двух видов документов?
Более того, я уверен, что 63-ФЗ не только не помогает в деле использования электронных документов, а наоборот - активно мешает! Поскольку в нем речь идет о признании электронных документов исключительно как эквивалентов аналогичным бумажным, используя подходы этого закона мы обречены на бумагоподобный электронный документооборот. Стоит немного усовершенствовать процесс и получить электронный обмен, который не имеет хорошо известных бумажных эквивалентов, как сразу возникает вопрос о законности такого обмена. Конечно можно по каждому такому случаю выпускать специальный закон (как 210-ФЗ для СМЭВ), но это продолжение движения в тупиковом направлении к двум параллельным законодательствам.
Впрочем, согласно оценкам многих экспертов (см. например здесь), закон не работает и в отношении других вопросов - собственно электронной подписи и удостоверяющих центров.
ЮЗ, хранение, метаданные, реквизиты.
Вопрос юридической значимости документов неразрывно связан с вопросом их хранения (неважно долговременного или оперативного). Доказательство, которое обеспечивается юридической значимостью документа, как правило требуется спустя какое-то время по прошествии доказываемых событий. В этом и состоит основная миссия документа: фиксировать информацию и передавать ее во времени и пространстве.
За рубежом ведется множество исследований, направленных на обеспечение доверия к электронной информации, т.е. подлинности и целостности электронных документов. Пожалуй, наиболее известным из них является проект InterPARES Trust. Этой же теме посвящены многие работы экспертов в области электронных архивов, например Long-Term Preservation of Digital Records: Trustworthy Digital Objects.
В большинстве таких исследований речь идет о правильной организации метаданных документа. Например проект PREMIS посвящен исключительно этому вопросу. В нем предложена структура метаданных, позволяющая сохранять информацию обо всех событиях и действиях, относящихся к хранимому цифровому объекту.
Во многом правильной организации метаданных посвящен MoReq, стандарт по организации систем электронных архивов OAIS и другие подобные разработки.
Правильная организация метаданных позволяет сохранять всю значимую информацию о движении документа с момента его создания до текущего момента. Во многих работах по отношению к электронным документам применяется понятие "chain of custody", пришедшее из судебной системы и связанное с правилами обращения с доказательствами по делу, которые призваны обеспечить гарантию их подлинности.
Chain of custody и правильный сбор метаданных обеспечивается, в частности, trust services, которые получили законодательное закрепление в Евросоюзе. На сайте среди прочих возможных применений сервисов доверия упомянута и "legal admissibility", т.е. та самая наша юридическая значимость. Согласно сайту, её цель - обеспечить гарантию аутентичности и целостности электронного документа.
Что же говорит современная отечественная "наука о документе" по этому поводу? К понятию метаданных ближе всего русские "реквизиты документа". Перечень реквизитов можно найти, например, в ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов". И ни один из этих реквизитов никак не помогает в деле обеспечения доказательной силы электронных документов, разве что электронная подпись. Про попытки ВНИИДАД создать какую-то свою уникальную систему работы с электронными документами тут не упоминаю, т.к. смеяться над убогими грешно.
Выводы.
Выводы делайте сами. Кто виноват давно понятно. А что делать?
В любом случае это будет комплекс организационных и технических мер. И некая стоимость хранения.
В Европе подход максимально абстрактный и универсальный. Сервисы доверенной передачи документов это частный случай! Есть еще сервисы доверенного времени, генерации и проверки ЭП, доверенного хранения и т.д.
По-моему вещи, известные любому начинающему программисту (про абстракцию, лишние сущности и т.д.), невдомек большинству наших правотворцев.
Госорганы выпускают односторонние НПА, поэтому здесь актуальна, как я полагаю, проблема проверки ЭП подписанта и хранения - доступности документов для круга лиц, чью деятельность они регламентируют.
2. Не все сценарии можно свести к использованию технологии асимметричного криптопреобразования, тут уже большая часть "ответственности" за сохранность документа ложится на организационные меры. Особенно это актуально для документов длительного срока хранения. Например, неизменность содержания документа при миграции, скажем, на другие форматы или носители можно, скорее всего, обеспечить только организационными методами.
3. Если сервис работает на коммерческой основе, то его услуге не бесплатны для потребителей. Готовы госорганы платить коммерческим операторам? Платить придется за все время пользования услугами, в случае хранения это может быть очень даже заметные расходы.
4. Есть еще коммерческая, служебная, государственная и прочие тайны, тут тоже появляется вопрос доверии к оператору. Некоторые документы можно доверить только ведомственному или сертифицированному (аккредитованному) оператору.