Так вот именно вчера, по ходу этой дискуссии, у меня появилось ощущение прогресса в теме. Там было высказано немало старых мифов по теме, но все же я лично увидел "свет в конце туннеля".
Качественной новизной разговора было подключение специалистов-практиков, и что намного важнее – представителей пользователей-заказчиков! [spoiler]Причем – это тоже очень важно – из регионов страны, причем довольно далеких от МКАД. Владислав Збигнев (Новосибирск) и Вадим Малых (Хабаровск) – спасибо! И еще я также хочу отметить очень плодотворное подключение к разговору эксперта Сергея Мугутова, который вывел разговор о техническо-юридических аспектах архивного хранения документов на качественно новый уровень. Спасибо!
И все же качественно новым в нынешней ситуации является именно подключение к теме заказчиков, которые четко и понятно заявили: нам нужно решение проблемы долгосрочного хранения электронных документов!
Что у нас происходит в стране в области электронного документооборота в госструктурах? У нас до сих пор там была "революция сверху". Президент отдавал распоряжение Премьеру, тот – министрам, министры…
Все давно известно, что такая схема управления страной или работает плохо или не работает вовсе. Что мы и видим на примере "активной деятельности" госорганов в плане автоматизации страны.
"Низы" при этом или "молчали" (в лучшем случае) или сопротивлялись. Все это отлично видно на примере тех же архивных служб, которые не смотря на многочисленные приказы по переходу на электронный документооборот, по факту просто ничего не делали в этом направлении.
Реальный прогресс начнется только, когда за дело возьмутся именно низы. "Спрос рождает предложение" – этот рыночный принцип вполне работает и в госсистеме.
Так вот, кажется, этот спрос появляется. И по мере своего роста его значимость для прогресса будет только расти.
Второй позитивный момент заключает в том, что мои давние призывы о том, чтобы перейти от "щебетания" (твит-общения) к более содержательному обсуждению с использованием возможностей нормального языка (желательно еще в поддержкой в виде графики), тоже были не только услышаны, но и приняты.
Собственно, все написанное тут выше – это предисловия. А цель этого поста – опубликовать тут комментарий, полученный ночью от Вадима Малых (он опубликован во вчерашнем посте именно как комментарий, но я считаю, что его нужно обсудить как отдельный пост). Вот он
=======================================================
Новый комментарий в блоге "" на сообщение "Архивы электронных документов… Проблема-то в чем?"
Автор: Вадим Малых
Дата: 22.08.2013 02:56:13
Текст сообщения:
Решил развернуто ответить здесь, во первых по просьбе автора статьи, и во вторых, потому-что такие многословные комментарии в фейсбуке читаются не слишком хорошо.
Действительно в первоначальном посте не хватало конкретики, а именно двух пунктов, без которых он теряет свой смысл. Его следует читать так: электронный документооборот [в гос. органах] невозможен пока не решена проблема хранения электронных документов [в гос. архивах]. И вот это утверждение, уверен, вряд ли кто-то оспорит.
Если к конкретике, то необходимо заходить издалека. А именно рассмотреть, как вообще организован документооборот в гос. органах и при чем тут собственно архивы. При этом необходимо учитывать, что я не являюсь ни сотрудником архивной службы, ни делопроизводственной, ни юристом, хотя госслужба подразумевает, что надо стать сразу всеми. Поэтому каких-то нюансов могу и не знать. Тут изложено моё видение проблемы, возможно кто-то из перечисленных служб мог бы меня поправить. Пока же мой диалог с этими службами выгдядит примерно так:
- Вы же понимаете, что мы от бумаги полностью никогда не уйдём?
- Нет, это вы не уйдёте, а мы уйдём!!
Этим обычно кончаются почти все наши бурные обсуждения.
Итак документооборот (делопроизводство, документационное обеспечение управления) в гос. органах осуществляется не абы как. Вокруг этого существуют тонны нормативки, как федеральной так и локальной. Рассматривать её всю тут нет смысла (опять же, многие вещи я и не смогу профессионально прокомментировать, ибо не являюсь юристом). Упрощенно-же жизненный цикл обычного документа выглядит примерно так (рассмотрим документ, поступающий из одного гос. органа в другой):
1. Сначала собственно рождение (подготовка) документа. Сюда входит создание текста документа, его согласование, подписание, регистрация (после неё он собственно становится документом, до этого - проект) и отправка адресату. Действующие лица - исполнитель (тот кто пишет текст документа, у него могут быть соисполнители), согласующие, подписывающие (в 99.999999% подписывающий один), регистратор.
2. Получение документа. Орган власти - адресат, обязан зарегистрировать документ, и передать его собственно адресату (должностному лицу). Адресат рассматривает документ, определяет его исполнителей, пишет поручение (резолюцию) по документу, далее документ передается на исполнение. Действующие лица - регистратор, адресат документа.
3. Исполнение документа. Должностное лицо, получившее документ с резолюцией руководителя, определяет нижестоящих исполнителей, пишет свою резолюцию и направляет документ на исполнение. Цепочка продолжается, пока не дойдет до специалиста - конкретного исполнителя документа. Стандартная цепочка может выглядеть так - губернатор, зам. председателя правительства, министр, зам. министра, нач. управления, нач. отдела, специалист. Действующие лица - Действующие лица - исполнители документа (не путать с исполнителем из п. 1).
4. После исполнения документа, отчет о проделанной работе должен вернуться по цепочке назад, т.е. каждый должен отчитаться об исполнении поручения руководителя. Когда все отчеты утверждены, документ считается исполненным и списывается в дело.
Это конечно же несколько упрощённая схема. Например, полностью опущены вопросы контроля. Списание в дело происходит у всех по разному, у кого-то дела формируются непосредственно в отделах, и специалист решает в какое дело списать документ, у кого-то этим занимаются делопроизводственные службы, и после исполнения документ передается им на списание в дело. Но это уже детали, в целом же описанный алгоритм достаточно точно воспроизводит жизненный цикл стандартного документа в гос. органе.
Итак, мы остановились на списании в дело, но на этом жизненный цикл документа конечно же не заканчивается. Тут-то и выходят на сцену архивы. Во первых что такое дело? Ну, по сути, это папка с документами. Важнее не что это такое, а как эти дела формируются. Документ не складывается в первую попавшуюся папку (дело) или в папку, в которой больше свободного места. Существует понятие - номенклатура дел. Т.е. у каждой такой папки есть своё название, согласно номенклатуре (например "Переписка с органами местного самоуправления"). Каждому делу также сопоставлен срок хранения. Вот этим то и занимаются архивы. Во первых они формируют типовую номенклатуру дел, на основании которой каждый орган власти формирует собственную номенклатуру. Типовая номенклатура в архивные службы субъектов спускается с федерального уровня, а именно Росархивом. Местные архивные службы её конечно могут видоизменять с учетом каких-то локальных особенностей, но некоторых вещей они делать не могут. Например, не могут они уменьшать сроки хранения дел (а вот увеличивать - сколько угодно). Почему это важно объясню чуть позже. Итак - Росархив спустил субъекту типовую номенклатуру, местная архивная служба разослала её всем органам власти субъекта, каждый орган власти на её основе сформировал собственную номенклатуру (и они обязаны согласовать её с архивной службой).
Орган власти списывает свои документы в дела, согласно собственной номенклатуре. Их дальнейшая судьба зависит от сроков хранения дел. Есть дела с коротким сроком хранения (3 года, 5 лет). Они так и хранятся в органе власти, архив на них не претендует. По истечении срока хранения дела уничтожаются (есть определённая процедура, составляется акт и т.д., я не вдавался в детали). Дела с более длительным сроком хранения (10 лет, 75 лет, постоянного хранения) по истечении тех-же 5 лет хранения в органе власти передаются в архив, и дальше хранятся уже там. В детали процедуры передачи я опять же не вдавался. Есть ещё особенные дела, к сроку хранения которых дописываея которых дописывается аббревиатура - ЭПК (хоть убейте не знаю как расшифровывается). Обычно это дела со сроком хранения 5 лет. Т.е. срок хранения таких дел звучит "5 лет ЭПК". Это значит, что по окончании срока хранения этих дел (в органе власти), они сразу не уничтожаются. Создаётся экспертная комиссия из представителей органа власти, архивных служб, возможно ещё кого-то. Эта комиссия просматривает все документы в деле и часть из них может быть отобрана для более длительного хранения. Отобранные документы передаются для хранения в архив, остальные уничтожаются.
Описанная схема работы давно установлена, отлажена и работает идеально с бумажными документами. Когда же встаёт вопрос о переходе на электронный документооборот, возникает масса проблем. Самая главная - гос. архивы пока не знают как хранить электронные документы. Я понимаю технологии существуют, но этого мало. Есть законы, нормативка, которая сегодня не позволяет им принимать на хранение электронные документы. Что это значит для нас? Документы, попадающие в дела, которые мы передаем в архивы, должны быть на бумаге.
Как это выглядит на практике? Ещё в 2011 году Росархив спустил в субъекты некие методические рекомендации по поводу того какие документы можно, а какие нельзя создавиде. Логика там простая. Всё, что не сдаётся в архив - можно создавать в электронном виде. Архиву до этого дела никакого нет. Всё же остальное будьте любезны создавать по прежнему на бумаге, чтобы иметь возможность по истечении необходимого срока передать эти документы в архив, как положено.
Так вот, на основании этих рекомендаций местные архивные службы подготовили типовые перечни документов, которые можно создавать в электронном виде. На их основе такие перечни создали в каждом органе власти. Все там завязано на номенклатуру, есть дела, в которых документы хранятся в электронном виде (они попали в перечни), а есть чисто бумажные - их надо будет сдавать в архив.
Есть интересный момент - в эти перечни каким то чудом попали те самые дела с ЭПК! Я так и не добился от наших архивов ответа на простой вопрос, как они собираются по истечении 5 лет отобрать часть документов из этих дел для постоянного (или длительного) хранения. Ведь все документы в этих делах будут электронными! Ответ всегда один - это не мы сами придумали, это спустили федералы, их и спрашивайте!
Здесь есть одна серьёзная проблема, которую не сразу заметно. Как я и говорил, в каждом органе власте номенклатура своя (хоть и созданная на основе типовой). Каким должен быть документ, электронным или бумажным, определяется тем, в какое дело его спишет орган власти - получатель. Ничего странного не замечаете? Как может получатель влиять на то, какой он документ получил, электронный или бумажный????!!!!! Это решает отправитель документа. Такие вот нестыковки говорят о степени проработки этого вопроса на федеральном уровне!
Если приводить конкретный пример. Давайте рассмотрим алгоритм действий исполнителя документа. Исходные данные - СЭД, в которой работают все органы власти региона (единая). Мне надо отправить документ в другое министерство, которое работает в той же системе, что и я. В каком виде мне готовить документ? В электронном или бумажном? Всё просто скажете вы, конечно же в электронном, они же тоже в СЭД! По хорошему, я должен позвонить министру и поинтересоваться, если они получат документ, примерно с таким содержанием, кому его передадут в работу? Дальше прозвонить всю цепочку исполнения, чтобы добраться до конкретного специалиста, к которому попадёт мой документ. Узнать у него, в какое дело он такой документ спишет. Поднять нормативку этого министерства, узнать попадает ли это дело в перечень дел, в которых можно хранить электронные документы. Если да, то я могу создавать документ в электронном виде. Теперь представьте, что я этот порядок действительно пропишу в инструкции по делопроизводству (а ведь именно такой порядок подразумевается этими перечнями Росархива).
=======================================================
Тут есть предмет для продолжения серьезного разговора/
2. Вся законодательная матрица современного архивного дела восходит ко временам сверхцентрализованного, сверхлюбопытного, сверхинформированного и сверхответственного государства. Однако, мало-помалу эта парадигма начинает разлагаться (о чем и написала Н.Храмцовская). Государство уже поняло, что бесплатно всех лечить и всех учить ему не по силам (я не обсуждаю тут, хорошо это или плохо). На очереди понимание того, что бесплатно все хранить – тоже не получится. Тут некоторые подвержены эйфории, что новые технологии позволяют хранить все. Отправил государству по электронной почте 100 млн. doc-файлов и спи спокойно. Спорить с такого рода взглядами – пустое занятие.
3. Прежде всего, нужно определяться с ценностью информации. Совершенно не очевидно, что наилучшим способом сохранения юридической валидности документов является обязательная сдача их на хранение единственно возможному субъекту – государству. Весьма вероятно, что для решения той же задачи будет применяться многократное архивирование (для электронных объектов это даже естественно) в частных (конкурирующих) архивах и в сомнительных случаях выяснение истины по методу большинства. Это, кстати, и повысит надежность хранения. А за государством останется (если останется) функция одномоментного заверения документов, сдаваемых в архив. Но это все будет стоить денег. Кстати, такого рода информационные бизнесы уже в России практиковались (вспомним поиски концессионерами покупателей стульев в романе Ильфа и Петрова – это было не что иное, как реестры [бывших] собственников). К слову же, по этой теме дает весьма содержательные разъяснения Сергей Муругов на ECM Forum ФБ.
4. Тема, поднятая Э.Сноуденом, редко ставится в контекст архивного дела, а зря. Параллельно разложению парадигмы узаконенного сверхцентрализованного архивирования (см. п.2) набирают силу подходы публично не узаконенного сбора и хранения любой доступной собирателю информации.