Ну, то, что термин ЮЗД (в основном в расшифровке "документооборот") у нам в разговорах-публикациях часто используется – это известно. И столь же хорошо известно, что в 90% (а может, и 99 с еще несколькими "девятками" после запятой) этот термин используется просто, что называется, "для красного словца", (типа "вчера была хорошая погода", в том плане, что для кого-то хорошая погода – солнце, а для кого-то – моросящий дождь весь день), и чаще всего автор и сам не сильно задумывается, что он подразумевает под ЮЗД.
Но вот на прошлой неделе состоялась презентация нового проекта – облачной системы Unicloud Business 365 для автоматизации основных бизнес-процессов компаний СМБ, в том числе документооборота. [spoiler]По ходу обсуждения кем-то из слушателей было сделано сравнение UB365 с достаточно хорошо известным SaaS-сервисом "Мегаплан", и отвечая на это замечание руководитель UB365 Дмитрий Торшин в качестве отличий (точнее своих преимуществ) указал на наличие в его решении ЮЗД (и соответственно, отсутствие такового в "Мегаплане").
Вот тут-то и встал вопрос от том, что же такое ЮЗД, но во вполне конкретной постановке – о какой именно функции системы идет речь и отвечает ли она понятию ЮЗД. Оказалось, что речь идет о поддержке обмена электронными счетами-фактурами без дублирования этих документов на бумаге.
И вот тут возникли вопросы…
1. Можно вообще назвать такой обмен документами документооборотом? Входят ли подобные операции в наше понимание функций СЭД?
Вопросы не очень однозначные, учитывая полную неразбериху в нашей понятийной СЭД-базе, но пока наиболее вероятный ответ выглядит так: нет, не входит. Точно так же как не входит обмен письмами (любыми!, в том числе и бумажными) между организациями. В СЭД-понимании, документооборот – это в первую очередь (и на 99% - и в последнюю) автоматизация внутренних процессов органиазции. Если же говорить о внешнем обмене, то для документооборота взаимоотношения с ним начинают с регистрации входящих (после чего полученный документ становится внутренним) и заканчивается регистрацией-отправкой исходящих).
Если же говорить об обмене счетами-фактурами, то эти функции относятся, скорее, к классу задач EDI (обмен электронными данными).
2. Как бы то ни было, совершенно очевидно одно: обмен счетами-фуктурами – это совсем не единственный компонент СЭД, которая все же как-то и решает задачи управления внутренними потоками документами.
И тут возникает опять тот же вопрос – какой документооборот можно назваться юридически значимым?
Ответ на этот вопрос, по моему твердому убеждению, выглядит так – любой документооборот является юридически значимым. Потому что, если он "не значим", то это просто не документооборот.
Вывод же из всего сказанного такой: утверждение о том, что в некотором решении, так или иначе имеющим отношение к управлению какими-то документами (в том числе и в "Мегаплане") отсутствует ЮЗД является неверным.
Что и требовалось доказать…
