Вчера прошел «День без бумаги». Я как-то очень скептически отношусь к призывам «Не распечатывать электронные письма» и т.д., хотя работаю в области электронного документооборота и являюсь активным сторонником документооборота электронного.. Реальный путь к глобальному сокращению бумаги, во всяком, случае, на многих направлениях деятельности, можно было увидеть на конференции «Без бумаги- к 2020 году. Электронные документы - эффективная экономика», на которой я побывала 20 октября 2011 года. http://ecr-all.org/edee2011/main_rus.html
Счета-фактуры, сертификаты, разрешительная и сопроводительная документация- вот настоящие резервы по экономии бумаги. Например, представитель торговой сети «ДИКСИ» очень красочно описал грузовички с документами, которые приходится возить магазинам (помимо собственно продуктов и других товаров), а Россельхознадзор рассказал, какой бумажный вал идет оформлении разрешений на ввоз и продажу мяса, рыбы и другой продукции.
Внедрение электронного документооборота позволило сократить время получения разрешений на ввоз с трех месяцев до 2 секунд! Очень порадовал рассказ о конкретных результатах.
Председатель «Рыбного союза» рассказал о проблемах отрасли, как вагоны, загруженные выловленной рыбой, стоят сутками, ожидая оформления документов. Даже незначительное сокращение сроков оформления документов позволяет сокращать расходы за счет уменьшения платы за использование вагонов и снижения штрафов за перепростой.
Различные методы расчета эффекта от внедрения СЭД обычно включают экономию за счет сокращения сотрудников, экономии бумаги, расходных материалов и амортизации принтеров.
А на конференции было несколько ярких примеров экономической эффективности применения электронного документооборота, не просто сокращения расходов, а даже увеличения объема продаж. Это было в докладе «ДИКСИ»- ускорение процессов оформления документов позволило оперативно анализировать объемы продаж в каждой торговой точке и перебрасывать товар туда, где он активнее продается. При бумажном документообороте с этим были проблемы.
Отдельный вопрос- перспективы ввода электронных счетов-фактур(e-invoicing).
Направление, очень перспективное с точки зрения экономии бумаги. Счета –фактуры печатаются тоннами, а сколько требуется для копирования!
Законодательство по применению электронных счетов-фактур принято, для запуска процесса нужно решение, в каком формате будут обмениваться стороны при заключении договора- через специального агента.
Но для того, чтобы эта схема реально заработала, необходимо решить вопросы, которые возникают, когда начинаешь продумывать схему реальных бизнес-процессов организации обмена счетами-фактурами в электронном виде.
Для таекого обмена нужно согласие двух сторон на получение и отправку документов в электронном виде. А что делать, если одна из сторон не согласна? Что делать владельцам малого бизнеса, котороые не то что не хотят, не могут себе позволить расходы на организацию ИТ-инфраструктуры, необходимой для работы со счетами-фактурами в электронном виде? Как быть с ними?
Следовательно, необходимо, чтобы часть контрагентов продолжали работать с документами в бумажном виде.
А это приводит к необходимости выстраивать два параллельных бизнес-процесса по обработке счетов-фактур : в бумажном и в электронном виде.
Наметить пути решения этой проблемы можно, если ввести роль оператора как посредника электронного документооборота между компаниями
Оператор получает данные от поставщика в стандартном сообщении, включающем всю необходимую для бизнеса информацию
.Документы могут поступать в следующих вариантах:
• В электронном виде с ЭЦП
• в бумажном виде
• в электронном виде без ЭЦП
Задача оператора- получить документ в любом формате и выдать его второй стороне в формате, удобном именно для него, Это может быть:
конвертация любого формата в любой(any-to-any)^
конвертация документов их электронного формата в человекочитаемые (например, печать счетов-фактур, полученный в электронном виде- для объектов малого бизнеса)
-конвертация бумажных документов в электронный вид с применением ЭЦП по доверенности (т.е подтверждение их юридической значимости).
Оператор может также организовать доверенное хранение электронных документов (организацию электронного архива или «Облаков»).
Получается, что для реального перехода к более «Безбумажному документообороту» нужно сначала сделать документооборот-смешанный, и дать оператору права несколько большие, чем заложено в действующем законодательстве. Предлагаю обсудить перспективы, возможности и возможные проблемы.
Конечно, давайте обсудим!
1. Хотелось бы понять, что подразумевается под необходимостью сделать смешанный документоооброт. Тут есть два разных аспекта. Одно дело, что оператор будет работать с развным контрагентами, а это изначально подразумевается поддержку разных форм документов. Безусловно!
Но означается ли это, что чисто безбумажный вариант невозможен?
2.
Какие же права еще нужны оператору?
Помимо поддержки обмена ЭСФ, оператор мог бы(при соответствующем законодательстве), взять на себя выполнение следующих функций:
-Передача других документов, подписанных ЭЦП;
- Конвертация бумажных документов в электронные +
подтверждение юридической значимости
(сертифицированная диджитализация);
-Конвертация any-to any;
-Конвертация электронных документов в «человеко-
читаемые» (визуализация);
-Применение ЭЦП по доверенности.
Хранение первичных документов в облаках у оператора?
Организация оператором электронного архива?
Передача данных и хранения данных должны быть разделены. Это почти очевидно. А вот вопрос - можно ли совмещать эти две функции (или нужно запретить это изначально) - это тема для обсуждения.
Очень заманчивая идея, но я вижу несколько "но"...
Ольга, не сомневаюсь, что Вы хотя бы раз в жизни заверяли копию документа нотариусом. Помните, сколько занимало это времени? Нотариус скурпулезно сверяет оригинал и копию на предмет расхождений, ибо всю ответственность за неидентичность оригинала и копии теперь лежит на нем.
В Вашей идее, чтобы конвертированный документ сохранил юридическую силу оригинала, операторам потребуются полномочия нотариуса. И ответственность нотариуса.
Сомневаюсь, что кто-то захочет отдать контроль идентичности на откуп электронике, ибо за ее ошибки или чью-то злую волю придется расплачиваться из своего кармана и отвечать своей головой.
Такое (как предлагает Ольга) наверно можно устроить. Но необходимо ограничить суммы таких бумажно-электронных договоров, чтобы в случае проблем по вине оператора (если он неверно сконвертировал или подделал документы), он бы нес ответственность своими деньгами. Т.е. суммы по рискам по таким договорам не могут превышать возможностей оператора по покрытию таких рисков.