[spoiler]
Счета-фактуры, сертификаты, разрешительная и сопроводительная документация- вот настоящие резервы по экономии бумаги. Например, представитель торговой сети «ДИКСИ» очень красочно описал грузовички с документами, которые приходится возить магазинам (помимо собственно продуктов и других товаров), а Россельхознадзор рассказал, какой бумажный вал идет оформлении разрешений на ввоз и продажу мяса, рыбы и другой продукции.
Внедрение электронного документооборота позволило сократить время получения разрешений на ввоз с трех месяцев до 2 секунд! Очень порадовал рассказ о конкретных результатах.
Председатель «Рыбного союза» рассказал о проблемах отрасли, как вагоны, загруженные выловленной рыбой, стоят сутками, ожидая оформления документов. Даже незначительное сокращение сроков оформления документов позволяет сокращать расходы за счет уменьшения платы за использование вагонов и снижения штрафов за перепростой.
Различные методы расчета эффекта от внедрения СЭД обычно включают экономию за счет сокращения сотрудников, экономии бумаги, расходных материалов и амортизации принтеров.
А на конференции было несколько ярких примеров экономической эффективности применения электронного документооборота, не просто сокращения расходов, а даже увеличения объема продаж. Это было в докладе «ДИКСИ»- ускорение процессов оформления документов позволило оперативно анализировать объемы продаж в каждой торговой точке и перебрасывать товар туда, где он активнее продается. При бумажном документообороте с этим были проблемы.
Отдельный вопрос- перспективы ввода электронных счетов-фактур(e-invoicing).
Направление, очень перспективное с точки зрения экономии бумаги. Счета –фактуры печатаются тоннами, а сколько требуется для копирования!
Законодательство по применению электронных счетов-фактур принято, для запуска процесса нужно решение, в каком формате будут обмениваться стороны при заключении договора- через специального агента.
Но для того, чтобы эта схема реально заработала, необходимо решить вопросы, которые возникают, когда начинаешь продумывать схему реальных бизнес-процессов организации обмена счетами-фактурами в электронном виде.
Для таекого обмена нужно согласие двух сторон на получение и отправку документов в электронном виде. А что делать, если одна из сторон не согласна? Что делать владельцам малого бизнеса, котороые не то что не хотят, не могут себе позволить расходы на организацию ИТ-инфраструктуры, необходимой для работы со счетами-фактурами в электронном виде? Как быть с ними?
Следовательно, необходимо, чтобы часть контрагентов продолжали работать с документами в бумажном виде.
А это приводит к необходимости выстраивать два параллельных бизнес-процесса по обработке счетов-фактур : в бумажном и в электронном виде.
Наметить пути решения этой проблемы можно, если ввести роль оператора как посредника электронного документооборота между компаниями
Оператор получает данные от поставщика в стандартном сообщении, включающем всю необходимую для бизнеса информацию
.Документы могут поступать в следующих вариантах:
• В электронном виде с ЭЦП
• в бумажном виде
• в электронном виде без ЭЦП
Задача оператора- получить документ в любом формате и выдать его второй стороне в формате, удобном именно для него, Это может быть:
конвертация любого формата в любой(any-to-any)^
конвертация документов их электронного формата в человекочитаемые (например, печать счетов-фактур, полученный в электронном виде- для объектов малого бизнеса)
-конвертация бумажных документов в электронный вид с применением ЭЦП по доверенности (т.е подтверждение их юридической значимости).
Оператор может также организовать доверенное хранение электронных документов (организацию электронного архива или «Облаков»).
Получается, что для реального перехода к более «Безбумажному документообороту» нужно сначала сделать документооборот-смешанный, и дать оператору права несколько большие, чем заложено в действующем законодательстве. Предлагаю обсудить перспективы, возможности и возможные проблемы.
Ольга, не сомневаюсь, что Вы хотя бы раз в жизни заверяли копию документа нотариусом. Помните, сколько занимало это времени? Нотариус скурпулезно сверяет оригинал и копию на предмет расхождений, ибо всю ответственность за неидентичность оригинала и копии теперь лежит на нем.
В Вашей идее, чтобы конвертированный документ сохранил юридическую силу оригинала, операторам потребуются полномочия нотариуса. И ответственность нотариуса.
Сомневаюсь, что кто-то захочет отдать контроль идентичности на откуп электронике, ибо за ее ошибки или чью-то злую волю придется расплачиваться из своего кармана и отвечать своей головой.