Блог

Продолжаю размышления отпускной поры (хотя у меня она уже завершилась)

Как говорил в свое время Юрий Визбор, "я не хочу сравнить с великими именами", но все же аналогия достаточно точна.

То, что мы (весь мир!) переживаем в последние двадцать лет в области документоведения, у меня вызывает ассоциацию с "кризисом физики" начала 20-го столетия. С переходом  от классической ньютоновской механики к квантовой механике, когда, казалось бы, рушились незыблемые устои физики. Можно еще вспомнить о переходе от геоцентрической модели мира Птолемея к геоцентрической системе Коперника.
Короче говоря, в том, что при переходе от бумажных документов к электронным, вполне возможно, требуется радикальный пересмотр "устоев", нет ничего необычного. Подобное бывало в истории не раз.
[spoiler]
Так вот давайте вернем к определению "Документа" из Большой Совесткой Энциклопедии, приведенное в Википедии (см. также предыдущий пост по этой теме: "Википедия – это, конечно, полезно, но все же…". Вот что там сказано:

В целом – довольно симпатично, но тут есть – я в этом убежден – принципиальная ошибка. А именно – "материальный объект".

Нет! Не "материальный", а "информационный объект, содержащий сведения…" (заменил "информацию" на "сведения", чтобы избежать повторов, да и по сути, это точнее).

Материальный – это частный случай информационного!

При этом нужно обратить внимание на такую вещь: материя используется тут не только для хранения информации, но и для ее фиксации (это две разные функции).

Но такая замена требует серьезного дополнительного пояснения. С материальным объектом все достаточно понятно – то это, что можно подержать в руках. Не только увидеть, но и пощупать, даже понюхать или полизать. Короче говоря, воспринимать всеми органами чувств человека.

А что же такое информационный объект?
И тут мы должны обратить внимание на второй важный недостаток определения БСЭ. А именно на то, что объекты не существуют сами по себе, не являются самодостаточной, полностью автономно  сущностью.

Объем становится объектом только в рамках некоторой системы множества таких объектов. Также как нельзя говорить о Земле как о небесном объекте вне системы мироздания. А как мы уже знаем, модели мироздания бывают разными. И представления о платнетном объекте в модели Птолемея и Коперника серьезно различаются.

Так вот говоря об информационном объекте нужно понимать, то он является элементом некоторой информационной системы (не ИТ, а в самом широком ее понимании, как системы управления информацией).

Причем информационная система имеет также разные аспекты, в том числе организационные, юридические, технологические.

Получается вот такая вещь: чтобы информация стала информационным объектом, она должна стать частью некоторой информационной системы, которая и будет решать задачу "её передачи во времени и пространстве".

Короче говоря, если вавилонская глиняная табличка валяется, где-то в пустыни, припорошенная песком, то это не документ. Но если ее кто-то найдет, отнесет в музей, а там ее примут и включат в фонды, то она становится документом.

А для судебной системы документ становится документом, когда суд постановит приобщить его к делу в качестве такового.

Еще один пример – система делопроизводства организации. У нее (у системы) есть свое представление о документах. Часть таких представлений задает "сверху" в виде внешних нормативных требований. Другая часть – определяется самим предприятием (корпоративные нормативы).
Поэтому ответ на вопрос "является ли сообщения электронной почты сотрудников документами системы делопроизводства" зависит от организации конкретной системы делопроизводства (если только ответ на вопрос не прописан в "указаниях сверху").

При этом нужно обратить внимание на то, что письма из недокументов могут легко превратиться в документы, когда, например, придут "маски-шоу" и изымут всю переписку, в том числе и письма сотрудника своим детишкам…