В конце февраля 2013 г. в Интернете появилась информация о том, что техническим комитетом ISO/TC 154 “Документы и информация в правлении, торговле и промышленности” разработан новый стандарт ISO 14533. Соответствие требованиям этого стандарта позволит представителям бизнеса гарантировать долгосрочную подлинность электронной подписи, все чаще используемой в приложениях электронной коммерции. А также обеспечит совместимость электронных подписей при проверке подлинности документов, передаваемых и обрабатываемых с помощью разных информационных систем.

Попробуем разобраться, что происходит сегодня в России с использованием электронной подписи в сфере долгосрочного хранения электронных документов. Чего ждать представителям бизнеса в связи с выпуском нового стандарта, и есть ли твердая законодательная основа в вопросах электронного архивирования.

В настоящее время все чаще возникает потребность переводить в электронный вид документы не только временного пользования, но и длительного и даже постоянного срока хранения. Дело в том, что электронный документооборот позволяет работать с документами без их дублирования на бумагу. Поэтому и количество электронных документов постоянно растет. Особенно важно хранить так называемые юридически значимые документы — счета-фактуры, договоры, акты, накладные и пр.

Однако хранение юридически значимых электронных документов (ЮЗЭД) обусловлено целым рядом проблем. В первую очередь возникает вопрос о физическом месте хранения. При выборе носителей информации (сменных или локальных) следует учитывать, что срок их годности ограничен. Очень важны и условия эксплуатации. Например, такие факторы, как температура помещения, влажность, УФ-излучение и пр. А для организации хранения большого корпоративного объема информации необходимы серверы. Логично, что требования, выдвигаемые к серверным помещениям, будут еще серьезнее, чем к повсеместно употребляемым локальным носителям информации. Здесь не только отсутствие окон и наличие фальшпола, но и ряд других существенных ограничений. Исходя из этого хранимую информацию необходимо периодически резервировать и перезаписывать, заменять носители и т. д.

Выходом из сложившейся ситуации могут стать специализированные электронные архивы. К примеру, в марте 2002 г. в нашей стране была запущена федеральная целевая программа “Электронная Россия (2002—2010 гг.)” и в её рамках реализован проект “Электронный архив Президента РФ”. Общий объем архива составил примерно 15 млн. документов. Однако в конце 2010-го эффективность исполнения программы оценивалась как низкая: в полной мере электронный документооборот между государственными органами, а также электронные коммуникации между государственными органами и гражданами функционировать так и не начали. Эффективность государственного управления в России, по оценке Всемирного банка, за эти годы практически не изменилась. Очень жаль, что на сегодняшний день этот проект приостановлен, и говорить о повсеместном и широком распространении подобных программ не приходится. Это обусловлено, в частности, отсутствием в стране нормативно-правовой базы, которая могла бы регулировать отношения в области электронного архивирования, но старт целевой программы все же дает надежды на развитие данного направления.

Вторая и, пожалуй, самая главная проблема при длительном хранении электронных документов — обеспечение их юридической значимости. Последнее достигается использованием электронной подписи (ЭП). На сегодняшний день отношения в этой области регулируют федеральные законы “Об электронной цифровой подписи” (№ 1-ФЗ от 10.01.2002 г.) и “Об электронной подписи” (№ 63-ФЗ от 06.04.2011 г.). Согласно ФЗ № 63 различают два вида ЭП: простую и усиленную.

Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных законах. Но, к сожалению, существуют некоторые ограничения в использовании каждого вида подписей при обеспечении юридической значимости. Дело в том, что сертификат ключа проверки ЭП, как правило, выдается на один год, а подписанный документ, следуя требованиям законодательства, необходимо хранить не менее пяти лет. Возникает вопрос: как через три года доказать действительность ЭП, которая подтверждалась данным сертификатом? Значит, перед нами стоит задача определить действительность электронной подписи и сертификата на момент подписания документа.

Задача эта решается путём использования усовершенствованной электронной подписи (УЭП), в формат которой добавлены признаки доказательств подлинности — таких, как штамп времени, данные об отзыве сертификата и др.

УЭП обеспечивает:

  • доказательное подтверждение момента создания подписи;
  • доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент ее создания;
  • архивное хранение юридически значимых электронных документов.

Как видим, современные разработки и технологии позволяют хранить юридически значимые электронные документы.

Еще одним немаловажным аспектом в вопросе архивного хранения ЮЗЭД является быстрое развитие техники и технологий. Стремительный прогресс не дает нам заглянуть в будущее дальше, чем на 10—15 лет. Чтобы понять, о чем идет речь, давайте на несколько лет вернемся в прошлое, и что мы увидим? Для хранения информации активно используют дискеты 3½ дюйма. Но уже в марте 2011 г. фирма Sony ставит точку в истории дискет, официально прекратив их производство и продажу. И сейчас в ПК просто не предусматриваются флоппи-дисководы. Современные производители оптических дисков гарантируют работу накопителей не больше десяти лет. Срок службы флэш-накопителей зависит от количества процессов перезаписи данных. Все это говорит о том, что мы просто вынуждены спустя некоторое время перезаписывать информацию на всё более современные накопители. Таким образом, у нас должны быть определены гарантии того, что через 10—15 лет мы без проблем сможем произвести проверку ЭП хранимых документов, ну и, конечно, “прочитать” формат текстового редактора, в котором был создан электронный документ десять лет назад (например, формат “Лексикона”). Для этого нам понадобятся воспроизводящее устройство, операционная система и средства работы с ЭП, которые будут поддерживать формат хранимого электронного документа.

***

Все это предполагается возможным?

Да. На сегодняшний день мы имеем все необходимые инструменты для организации архивного хранения ЮЗЭД. Усовершенствованный формат подписи гарантирует вашим документам юридическую значимость. Организация рабочего места, позволяющего проверить ЭП спустя 10—15 лет при соответствующей организации процессов, тоже не вызывает серьезных трудностей. Создание электронных архивов не заставит себя ждать при увеличении спроса на них.

Немного сложнее дело обстоит с законодательной базой РФ в области электронного архивирования, но, может, чем быстрее бизнес откажется от бумаги, тем скорее в нашей стране в законе “Об электронных архивах” появится развернутая информация об электронных документах? Появление прецедентов в малоизученной пока области просто заставит государство вплотную заняться этим вопросом.

Всё взаимосвязано и в большинстве случаев зависит от нас самих. Пустые ожидания не приведут к результату — пора начинать действовать!

Автор статьи — бизнес-аналитик Synerdocs.

СПЕЦПРОЕКТ

Другие спецпроекты