“ПРОТЕК” освоил электронный документооборот

ЗАО “Центр Внедрения ПРОТЕК” — крупнейший российский национальный дистрибьютор фармпрепаратов и товаров для красоты и здоровья — работает с 1990 г. в составе группы компаний “ПРОТЕК”. Осуществляя свою деятельность во всех субъектах Российской Федерации, ЦВ “ПРОТЕК” давно занял и удерживает лидирующие позиции на рынке. На сегодняшний день, по данным Центра маркетинговых исследований “Фармэксперт”, его доля на фармацевтическом рынке России составляет около 20%. Региональная сеть компании “ПРОТЕК” насчитывает 41 филиал с собственными складскими мощностями, 46 региональных торговых представительств и 36 складов-депо.

Предпосылки внедрения ECM-системы

Развитие бизнеса, появление новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов компании и увеличение объема обрабатываемых документов. В таких условиях эффективное управление взаимодействием и снижение затрат на работу с документацией стало одним из приоритетных направлений внутреннего развития компании “ПРОТЕК”. Для его реализации руководство компании приняло решение о внедрении ECM-системы.

До внедрения системы большая часть документооборота компании осуществлялась в бумажном виде. Оригиналы и копии в соответствии с их назначением были рассредоточены по отделам. Правила согласования и хранения документов закреплялись во внутренних нормативных инструкциях компании.

Однако, по словам Наталии Ереминой, администратора системы электронного документооборота (СЭД) ЦВ “ПРОТЕК”, требовались немалые кадровые и материальные ресурсы для обеспечения стабильного документооборота в компании. Существующая система “почтовых” ящиков — закрытых на ключи лотков входящих документов для каждого из подразделений — в целом не позволяла затеряться документам. Но отследить их движение и ускорить согласование зачастую было невозможно, учитывая разветвленную сеть филиалов.

Попытки перехода от бумажного документооборота к СЭД предпринимались и ранее, однако успеха не имели, тем не менее приобретенный опыт позволил определить правильный подход к внедрению системы.

Решение DIRECTUM, отмечает Наталия Еремина, в отличие от рассматриваемых ранее “коробочных систем” отвечало требованиям компании и предусматривало наличие конкурентных лицензий, возможность интеграции с другими ИС и адаптации системы под нужды компании, наличие внутренних почтовых уведомлений. Кроме того, стоимость данной системы была ниже, чем у аналогичных по функциям других СЭД.

Решающим фактором выбора системы стал проведенный среди потенциальных пользователей “ПРОТЕКа” эксперимент. Им было предложено без инструкций разобраться с интерфейсом двух систем электронного документооборота и проделать несколько простых операций. Интуитивно понятной для абсолютного большинства пользователей оказалась система DIRECTUM.

“Прошлые неудачные внедрения различных систем накладывали на совместную с заказчиком проектную команду дополнительную ответственность за успех проекта. Необходимо было учесть распределенную структуру компании “ПРОТЕК”, большое количество процессов, которые требовали автоматизации для большого числа пользователей”, — рассказывает Владимир Гнедов, руководитель отдела внедрения компании “ДИРЕКТУМ-М”, исполнителя проекта.

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта стало внедрение СЭД, что в итоге обеспечило бы повышение эффективности работы всей компании.

Были поставлены следующие задачи:

• сократить время на принятие управленческих решений посредством более быстрого согласования документов, их поиска и обработки;
• повысить исполнительскую дисциплину и производительность труда сотрудников;
• обеспечить прозрачность этапов прохождения всех видов документов;
• создать единое информационное поле по всем задачам, планам и поручениям.

Также были сформулированы следующие принципы внедрения:

• Определение системы как корпоративной. Установка клиентской части должна осуществляться на все ПК автоматически на этапе проектирования.
• Последовательное внедрение процессов сразу во всех структурных подразделениях компании.
• Обучение ведущих пользователей системы по внедряемым процессам, проведение семинаров для руководителей и остальных пользователей.
• Вовлечение сотрудников служб поддержки, администрирования, проектирования и разработки с момента начала реализации проекта.

”Вовлечение структур компании проходило постепенно: начали с головной организации и последовательной автоматизации бизнес-процессов. Каждые две недели автоматизировался новый бизнес-процесс”, — комментирует Дмитрий Абрамов, руководитель проекта внедрения компании “ДИРЕКТУМ-М”.

Проект внедрения стартовал в начале 2009 г. Функциональным ядром системы стали базовые модули DIRECTUM:

• “Классическое делопроизводство”, направленное на решение ключевых задач работы с бумажной документацией;
• “Управление договорами”;
• “Управление совещаниями и заседаниями”.

На основе этих модулей специалистами DIRECTUM были подготовлены решения, отвечающие специфике бизнеса компании “ПРОТЕК”. В соответствии с принятым планом-графиком внедрения автоматизация коснулась следующих бизнес-процессов:

• регистрации входящих и исходящих документов;
• согласования и утверждения внутренних организационно-распорядительных и договорных документов;
• проведения совещаний с возможностью решения большого количества вопросов с привлечением исполнителей;
• контроля исполнения внутренних поручений;
• делегирования полномочий.

Реализация проекта

Совместная рабочая группа, в состав которой вошли эксперты компании DIRECTUM, ИТ-специалисты и аналитики ЦВ “ПРОТЕК”, разработала общую стратегию внедрения ЕСМ-системы в холдинге.

“Важным моментом в деле внедрения ключевых бизнес-процессов стал факт их первоначального закрепления в нормативных документах ЦВ “ПРОТЕК”. Оставалось немного доработать модули DIRECTUM под существующие требования”, — поясняет Наталия Еремина.

Система была установлена более чем на 2000 рабочих местах, охватив работу большинства подразделений компании.

На сегодняшний день в ЦВ “ПРОТЕК” создано свыше 30 типовых маршрутов, что обеспечивает работу около 2000 пользователей в подразделениях головного офиса и филиалах. Одновременно в СЭД могут работать более 400 человек, используя локальную систему, в которую объединены все компьютеры компании, терминальный клиент (четыре виртуальных сервера), Web-клиент, а также приложения для смартфона.

В рамках проекта также настроена интеграция DIRECTUM с БД “КАДР” и Oracle E-Business Suite, в результате которой реализован обмен справочными данными и реквизитами документов между системами.

По словам Наталии Ереминой, поддержкой и развитием системы занимаются всего шесть человек, причем никто из них не занят исключительно системой DIRECTUM. В их обязанности входит также поддержка и развитие других ИС компании. “Развивая СЭД в ЦВ “ПРОТЕК” мы не только отказались от большинства бумажных документов, но и достигли максимальной прозрачности, быстроты и ясности процессов. Так, чтобы избежать заминки в решении задач, одним из первых самостоятельных решений стало автоматическое замещение сотрудника на время его отсутствия, основанное на интеграции DIRECTUM с корпоративным порталом компании. С помощью этого механизма информация об отсутствии работника, полученная в результате заполнения им стандартной формы на портале, сразу поступает в СЭД, которая автоматически формирует замещение. Уведомление замещающему приходит по почте. Заявки на закупку, служебки на предоставление доступов в ИС и даже пропуск на территорию “ПРОТЕК” теперь оформляются и согласуются в системе. А процесс внедрения новых разработок программного обеспечения стал прозрачным с момента их согласования до установки. Видя преимущества СЭД над ведением документооборота в бумажном виде, другие подразделения также хотят автоматизировать свои процессы — финансовые, кадровые и много других маршрутов ждут своей очереди на разработку решений и внедрение”, — рассказывает Наталия Еремина.

Важным фактором успеха проекта стала активная поддержка руководства компании и участие в процессе внедрения ведущих пользователей системы. Они тестировали, высказывали свои пожелания к функционалу и нюансам типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению в системе появились новые возможности.

Основной трудностью, по словам Наталии Ереминой, стало внедрение системы в филиалах. Обучение сотрудников проводилось заочно, да и скорость роботы в условиях ограниченного канала связи оставляла желать лучшего. Решением проблемы одновременного обучения большого числа сотрудников стал разработанный специально для ЦВ ”ПРОТЕК” видеокурс, доступный всему персоналу компании. А также проведение подробного инструктажа с каждым директором филиала и организация вывода системы для филиалов на удаленные rdp-серверы.

Ярким примером реализации новых возможностей, по мнению Владимира Гнедова и Дмитрия Абрамова, служит автоматизация управления циклическими совещаниями, в ходе которых принятые решения становятся вопросами повестки следующих совещаний. Решить эту задачу получилось во многом благодаря активному участию в проекте руководства компании.

Результаты и перспективы

СЭД DIRECTUM была полностью внедрена в “ЦВ ПРОТЕК” в 2009 г. В период с 2010 по 2012 гг. в промышленную эксплуатацию было запущено более 20 новых бизнес-процессов. В частности, при участии специалистов DIRECTUM был разработан и автоматизирован процесс движения бюджетных форм, который предусматривает согласование переноса денежных средств из одной статьи бюджета в другую.

На сегодняшний день внедренная система развивается, разрабатываются новые решения по автоматизации дополнительных бизнес-процессов ЦВ “ПРОТЕК”. Планируется переход на версию DIRECTUM 4.9, а также внедрение СЭД в других организациях группы компаний “ПРОТЕК”.

По мнению Наталии Ереминой, опираясь на опыт внедрения ECM-системы, необходимо выделить следующие аспекты:

• до момента внедрения системы бизнес-процессы должны быть предварительно закреплены в нормативных документах компании (необходимо детально прописывать все бизнес-процессы для того, чтобы легко автоматизировать их в системе), а все используемые в компании виды документов — в шаблонных формах;
• на этапе внедрения системы надо создавать службы поддержки и развития;
• внедряемая система должна быть не только максимально понятна пользователю, но и содержать необходимые пользователям инструкции.

“На сегодняшний день мы располагаем возможностью анализировать “узкие” места в перемещении документов, упорядочить процессы, которые ранее были хаотичными, в любой момент просматривать все созданные и согласованные ранее документы, имея соответствующие права доступа, а также отслеживать работу подчиненных”, — подытожила Наталия Еремина.