Сегодня многие ИТ-директора поняли преимущества портальных и платформенных решений, в том числе и для автоматизации электронного документооборота.
Наиболее популярный тренд последних двух-трех лет является использование платформы Microsoft SharePoint для решения подобных задач.
Если посмотреть на рынок систем автоматизации документооборота на SharePoint в России, то можно насчитать порядка 10—15 решений от разных поставщиков: как мелких, которые занимались ранее аутсорсингом разработки программного обеспечения и созданием корпоративных порталов, так и крупных, полностью специализирующихся на разработке СЭД.
Чем различаются предлагаемые решения и какие из них являются действительно полноценными системами электронного документооборота, а какие только решениями для организации корпоративного портала со средствами автоматизации лишь некоторых процессов документооборота, мы попытаемся разобраться в этой статье.
Виды и подвиды
Прежде всего, можно поделить все решения для документооборота на два вида, один из которых малозаметен на рынке и редок, а второй наиболее распространен. Решения первого вида используют внешние серверы приложений, а второго — созданы на SharePoint и используют функционал этой платформы.
Вид первый — с внешним сервером приложений
Разберём первый вид — СЭД на SharePoint с внешними серверами приложений, т. е. с внешней СЭД.
С технической точки зрения решение выглядит так: есть некая внешняя СЭД и есть корпоративный портал на SharePoint, на котором подключены специальные веб-части, взаимодействующие с внешней системой и берущие оттуда данные, т. е. работающие как некий шлюз. Фактически на самом портале ничего не происходит, вся работа происходит во внешней СЭД.
Основной и большой минус подобного подхода — система сложна и во внедрении, и в поддержке, и в последующей доработке функционала, так как кроме настроек SharePoint придётся осуществлять основные настройки именно на внешней СЭД.
Соответственно надо будет привлекать разных специалистов — не только по SharePoint, но и ещё и тех, кто разбирается во внешней СЭД, что, согласитесь, увеличивает стоимость внедрения и последующей поддержки. Более того, любой технический специалист понимает, что чем больше задействовано систем или разных шлюзов, тем выше риски и вероятность сбоя. При таком подходе требования к серверной архитектуре также ужесточаются. Кроме того, подобные системы не являются кроссбраузерными и поддерживают работу клиентов лишь на Internet Explorer.
В настоящее время подобных систем не так много, их выпустили два крупных вендора СЭД как дополнение к своим основным системам. Популярности по понятным причинам подобные решения так на рынке и не получили.
Перейдём к основному виду решений — это системы, построенные на базе технологий самой платформы Microsoft SharePoint. Это самый большой и самый сложный вид, здесь потенциальные клиенты как раз и начинают путаться в выборе.
Но прежде чем перейти к ним, хотелось бы затронуть не очень приятный для многих момент — производительность самой платформы Microsoft SharePoint 2010.
Платформа Microsoft SharePoint по праву завоевала пьедестал мирового ECM-рынка благодаря своему функционалу, гибкости и возможностям, которые она предоставляет. Именно поэтому она успешно используется в качестве решения для построения корпоративных порталов, в том числе в крупных территориально распределённых международных организациях с численностью пользователей свыше 100 000.
Но нагрузки на корпоративный портал и на СЭД всё-таки сильно различаются. В СЭД сотрудники создают новые документы, система проверяет права доступа, запускает одновременно несколько процессов по одному документу, пользователи выполняют назначенные им задачи, осуществляют поиск по документам и пр. А увеличение объемов хранимых в системе данных с течением времени только увеличивает общую нагрузку и усугубляет проблемы с производительностью.
Единственный способ решения этой проблемы — серьезная переработка и оптимизация внутренних технологических процедур и компонентов платформы SharePoint, используемых в рамках СЭД.
Наибольшее число решений для автоматизации электронного документооборота на SharePoint относятся ко второму виду, т. е. к системам, созданным на основе технологий самой платформы SharePoint.
Условно их можно поделить также на два типа (подвида): корпоративные порталы с функцией автоматизации ряда задач документооборота и коробочные полнофункциональные СЭД. На рынке больше решений первого типа. Это системы чаще всего от мелких вендоров, но также есть предложения от системных интеграторов. Подобные системы решают лишь отдельные задачи документооборота: согласование документов, ведение журнала регистрации документов и выдача задач сотрудникам. Чаще всего они являются проектными, а не коробочными системами, так как имеют минимум функционала для решения задач документооборота, который необходим для продажи продукта, остальное дорабатывается уже при внедрении под конкретного заказчика, что опять же негативно сказывается на рисках.
Отличительная особенность подобных систем — отсутствие собственного функционала для маршрутизации процессов (workflow), а также нерешённая проблема производительности платформы SharePoint.
В них чаще всего в качестве workflow используется система Nintex, которая кроме своего основного преимущества — проектирования рабочих-процессов в графическом редакторе — имеет целый ряд недостатков:
- во-первых, стоимость — порядка 10 000 долл. за версию 2010 Standard Server или 20 000 долл. за Nintex Workflow Enterprise Server. То есть к конечной стоимости решения необходимо прибавить ещё стоимость Nintex;
- при проектировании сложных процессов всё-таки потребуется программирование, пусть и не большое: некоторые функции, например в части отображения тех же кнопок запуска процессов, можно реализовать только путём программирования;
- некоторая сырость продукта, так, если процесс “упал”, его перезапуск возможен только с начала, а не с того места, где произошёл крах. Это требует соответствующего опыта при построении сложных процессов;
- Nintex в отличие от самой платформы SharePoint 2010 работает только под Internet Explorer.
Также во всех системах данного подвида, как и было сказано выше, не решена проблема производительности самой платформы. Поэтому единственное решение в крупных проектах — наращивание мощности серверного оборудования. Именно поэтому подобные системы редко используются в крупных проектах, а чаще в проектах на 30—100 пользователей, где требуется решить одну какую-либо узкоспециализированную функцию, например функцию согласования документов с кем-либо на внутреннем портале.
Другой подвид систем на SharePoint является полной противоположностью первому. В данном подвиде присутствует всего две системы, представляющие собой полнофункциональные коробочные решения на базе технологий платформы SharePoint. Основное отличие между ними — в подходе к реализации системы и решении вопроса производительности.
Первая система использует подход, при котором разработчик полностью переработал структуру SharePoint, создал собственную отдельную базу данных, заменил стандартные процедуры и т. п.
Ядро данного решения фактически состоит на 90% из собственной разработки и лишь на 10% использует базовые возможности SharePoint (авторизация, хранилище, API). Такой подход безусловно положительно сказался на быстродействии системы, но плохо на возможностях:
- доработки системы собственными силами заказчика. Фактически любая серьёзная доработка потребует привлечения разработчика, так как от стандартного SharePoint там осталось лишь 10%.
- перехода системы с одной версии платформы на другую. Такой переход усложняется из-за того, что в угоду производительности полностью переписали элементы SharePoint и структуру хранения.
Более того, подобный подход усложнил и администрирование данной системы, так как пришлось отказаться от стандартной панели администратора в пользу своей, которая использует специальную систему настроек при помощи таблиц, а также негативно сказался на возможностях настройки рабочих процессов (workflow).
Вторая система из данного подвида использует совершенно другой подход к решению поставленной задачи. Систему по праву можно назвать полнофункциональной СЭД, так как она была разработана одним из крупнейших российских игроков рынка СЭД при участии Microsoft. Система изначально создавалась на основе требований российского законодательства и требований ГСДОУ.
Что касается вопроса производительности платформы SharePoint для задач СЭД, то разработчик данной системы пошёл по собственному пути соблюдения баланса между двумя описанными выше крайностями”. Это означает, что функции, эффективно реализованные в самой платформе, были оставлены без изменений на стороне SharePoint. К ним относятся прежде всего: поля карточек, бизнес-процессы (workflow), разрешения на доступ, гибкие настройки списков и библиотек и др. Помимо прочего это также позволяет сохранить легкость перехода на новые версии платформы Microsoft.
В то же время те компоненты, которые вызывают реальные проблемы с производительностью, были оптимизированы либо полностью заменены на элементы собственной разработки. При этом изменению подверглись исключительно “сервисные” механизмы, которые были просто адаптированы под характерные для СЭД нагрузки.
Именно поэтому данная система заслуженно на протяжении нескольких лет является самой популярной СЭД на SharePoint в России и пользуется растущим спросом как среди коммерческих организаций, так и государственных, для которых особенно важно соблюдение требований ГСДОУ и автоматизация полного жизненного цикла документа.
Эта система — EOS for SharePoint, разработчиком которой является лидер отрасли электронного документооборота компания ЭОС (“Электронные Офисные Системы”), знакомая многим по другим своим решениям в области СЭД.
Автор статьи — продакт-менеджер системы EOS for SharePoint.
НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
