Говоря об автоматизации документооборота, чаще всего по традиции подразумевают внутренние системы управления движением документов в организации. Когда же речь заходит о взаимодействии компаний между собой, используется термин межорганизационный или межкорпоративный (применительно к госсектору — межведомственный) документооборот. Однако на самом деле есть еще один актуальный вид обмена документами — между компаниями внутри одного холдинга. О проблемах реализации внутрихолдингового документооборота рассказывает эксперт компании DIRECTUM Константин Чермак.

Что можно сказать об актуальности темы “документооборот в холдингах”?

Она постоянно возрастает. В России холдинги занимают около 80% рынка, остальное приходится на долю малого бизнеса. Но до недавнего времени задачи автоматизации были сосредоточены на документообороте внутри отдельных компаний холдинга, а не между ними. Сейчас же вопрос ставится о построении единого документооборота для всего комплекса организаций, когда документы и бизнес-процессы инициируются управляющей компанией или каким-либо предприятием и могут перемещаться по всему холдингу, обеспечивая при этом прозрачность и непрерывность процессов. Это позволяет установить инициатора конкретного поручения, понять, какие причины послужили для принятия того или иного решения, произвести согласование договорных документов с учетом лимита ответственности или бюджетов. Такая задача особенно актуальна в связи с тем, что компании постепенно отказываются от Excel в пользу планомерного бюджетирования на основе единой системы всего холдинга.

Тогда, наверное, нужно сначала разобраться, в чём разница между документооборотом в холдингах и “нехолдингах”?

В традиционной постановке задачи документооборот осуществляется в рамках одного предприятия и не выходит за его пределы. В холдинге же мы можем наблюдать за двумя типами процессов. Первый протекает в рамках одного предприятия, а на финальном этапе на утверждение в головную организацию уходят, например, лимиты ответственности по договорам, кадровые назначения, распоряжения. Второй тип процессов зарождается в управляющей компании или в главной организации холдинга и спускается на исполнение в дочерние фирмы. При этом процессы находятся на постоянном контроле у президента холдинга или у его уполномоченных лиц. Здесь могут быть абсолютно разные процессы, начиная от простого исполнения по документу и заканчивая построением новой линейки продуктов.

Ключевая особенность состоит еще и в том, что в отличие от “нехолдинга” холдинг — это территориально распределенная структура, предприятия которой могут быть разбросаны по стране, то есть по разным часовым поясам. В документообороте холдинга необходимо обращать внимание и на эту специфику, чтобы поручения в календаре рабочего времени учитывали временную разницу.

Как должна решаться проблема такой автоматизации холдингов?

Тут видятся два основных варианта. Первый — построение единой системы. У нас в России есть такие компании, которые построили подобную единую систему: серверы находятся в Москве, а пользователи работают удаленно по всей стране (канал связи позволяет). Есть и такие варианты, когда строится система, состоящая из отдельных узлов, отдельных экземпляров, но на базе одного и того же продукта, который обеспечивает взаимосвязь.

В качестве примера приведу компанию “Уралхим”. В ней наш продукт DIRECTUM используется как в головной организации, так и в дочерних обществах. Внедрение проходило абсолютно независимо: изначально в дочерних компаниях, затем в головной. И только третьим этапом данные системы были связаны в единое корпоративное поле. Сейчас все предприятия холдинга, кроме вновь приобретенных, работают в рамках единой системы. И это действительно отдельные её экземпляры, они не зависят друг от друга ни по версиям, ни по разработкам. Но построены все на базе одной платформы, при этом используется решение DIRECTUM Intersystem Cooperation Services (DICS), которое позволяет организовать взаимодействие между системами, установленными в разных организациях, имеющими разные версии, разную разработку и настройку.

Второй вариант — использование механизма репликации. Он актуален для компаний с жестко организованной структурой, где требуется единство не только в рамках экземпляров системы, но и единство в стилях, в типовых процессах. Здесь необходим не просто конечный результат, но весь процесс принятия решения вплоть до того, кем оно инициировано, кто участвовал в согласовании. По такому примеру система DIRECTUM построена в “Газпром Трансгаз Чайковский”. Аппарат управления и двадцать филиалов обмениваются информацией через репликацию. Здесь система едина как по версии, так и по разработке.

Заказчики могут выбрать наиболее подходящий им вариант. В случае независимых систем возможен обмен информацией и получение итогового результата. При использовании модели репликации полностью виден весь процесс, но платой за это является то, что все системы строятся зависимыми друг от друга и уже какие-то незначительные нюансы учесть в решении не получится. Этот вариант актуален для филиальной структуры, то есть когда удаленные подразделения являются филиалами, а не отдельными юридическими лицами.

И все же — можно ли говорить об архитектуре “идеальной СЭД холдинга”? Или архитектурное решение нужно принимать в каждом конкретном случае?

Я уже сказал, что существуют два варианта — с использованием независимых и полностью зависимых друг от друга систем. Их выбор остается за заказчиком с учётом, скажем, того, насколько ему нужна прозрачность процессов и готов ли он за это платить.

Есть ещё и вариант построения независимых друг от друга систем с помощью механизма DICS, но с единой уникальной разработкой. Таким примером может быть шаблон договорной деятельности блока переработки и торговли в компании ТНК-ВР. Системы на предприятиях абсолютно идентичны, так как все изменения в систему вносит корпоративный центр компетенций DIRECTUM через процедуру запросов на изменение. И только после согласования со всеми участниками шаблона эти изменения принимаются и передаются сразу всем предприятиям. В связи с тем, что вся разработка идентична, обеспечивается прозрачность, которая так необходима бизнесу, и снижается стоимость сопровождения системы.

Как решается задача обеспечения нужного уровня юридической значимости документооборота в холдингах?

Вопрос юридической значимости надо рассматривать в двух вариантах организационной структуры. Первый — когда документооборот идет в рамках одного предприятия, т. е. существует одна головная организация и филиалы и представительства. Тут достаточно приказов, распоряжений по холдингу, придающих электронному документу юридическую значимость внутри него.

Второй вариант — когда речь идет именно о холдинге, о группе предприятий, которые юридически являются отдельными организациями, но физически это дочерние общества, аффилированные структуры. Здесь необходимы соглашения между собой о доверии в использовании ЭЦП. И центр сертификации тогда будет уже не внутренний, а сторонний, которому доверяют все участники обмена. Этот вопрос решается юристами, прописываются необходимые регламенты, соглашения, где обозначается, что данные общества зависят друг от друга и действуют в рамках единого положения. Ключевая особенность в том, что система, которая строится у заказчика, должна обеспечивать поддержку ЭЦП (сертифицированных средств криптографической защиты информации), а ЭЦП должна гарантировать не только авторство, но и неизменность подписанного документа. Например, механизм репликации позволяет обмениваться документами, так как используется в рамках единой системы. У документов сохраняются все подписи, и в рамках системы они достоверны. При обмене через DICS используется формат электронного структурированного документа (ЕSD) и есть возможность выгружать из системы не просто документ, но и ключи ЭЦП, которые на нем установлены, и передавать эту информацию в другую систему. Таким образом, гарантируется и авторство, и неизменность, так как оба участника обмена доверяют одному центру сертификации.

Какие еще вопросы автоматизации холдингов актуальны?

Надо сказать о единстве нормативно-справочной информации. Тут опять же есть те же два варианта — независимые, но синхронизируемые экземпляры и единая база. Можно справочник одной из систем сделать эталонным, например, справочник в головной организации. Выбор варианта зависит от специфики бизнеса заказчика.

И второй аспект, на котором хочется заострить внимание, — стыковка документооборота с финансовыми задачами. Сейчас в рамках холдинга в СЭД циркулируют именно деловые документы (договора, приказы, письма), но те же счета, счета-фактуры обращаются обособленно в рамках учетных систем. И даже внутри холдинга обмен идет по электронной почте, хотя на рынке уже существуют решения, которые позволяют связать между собой предприятия для обмена данными документами. В рамках компании DIRECTUM уже стартовал проект по работе над таким решением.

СПЕЦПРОЕКТ