Создание системы автоматизации документооборота. Часть 5. Что превращает приложения корпоративной СЭД в единую систему.

(Продолжение цикла статей, предыдущую см.: Часть 4)

В предыдущих статьях нашего цикла мы кратко проанализировали потребности различных групп пользователей в автоматизации тех или иных задач документооборота, рассмотрели типы приложений, реализуемых в рамках единой корпоративной системы электронного документооборота (СЭД), а также классы систем, представленных на рынке для реализации этих задач. Проведённый анализ показал, насколько разнообразны не только подходы к удовлетворению потребностей пользователей, но и способы организации корпоративной СЭД.

Теперь попробуем разобраться, что же собственно объединяет все эти приложения и варианты их реализации, что позволяет нам говорить о СЭД именно как о системе, а не как о наборе приложений, отвечающих отдельным потребностям отдельных групп пользователей.

Прежде всего вернемся к возможным трактовкам термина СЭД. Мы определили, что этот термин используется в трех контекстах:

• инфраструктура для реализации на ее базе набора интегрированных приложений по обработке документов в компании;
• набор интегрированных приложений по обработке документов в компании;
• программный продукт, обеспечивающий возможность реализации данной инфраструктуры.

Все эти три контекста правомерны при рассмотрении термина СЭД и в равной мере встречаются в литературе и обсуждениях, касающихся освещаемой нами темы. В данной статье под СЭД мы будем подразумевать постепенно расширяющийся набор интегрированных, модифицируемых приложений, которые в комплексе автоматизируют различные задачи управления процессами обработки документов в компании. Важным моментом при внедрении СЭД является именно тот факт, что набор приложений может расширяться (внедрение СЭД не бывает единовременным), а сами приложения -- изменяться в рамках своего жизненного цикла (меняется как структура компании, так и протекающие в ней процессы). Еще один важный аспект -- довольно большое количество отдельных приложений в рамках единой СЭД: в крупных компаниях их могут быть десятки и даже сотни. Соответственно ключевым моментом реализации подобной СЭД на предприятии является интеграция этого набора приложений в единый комплекс, в противном случае их сопровождение и развитие станет практически невозможным. Давайте кратко рассмотрим, какие механизмы интеграции отдельных приложений должна обеспечивать корпоративная СЭД и для чего они необходимы.

Единые механизмы хранения

Чтобы обеспечить удобное управление информацией в комплексе приложений, необходимо реализовать единые форматы её хранения, представления этой информации и управления ею. Анализируя используемые в приложениях СЭД документы, мы уже убедились в том, что в различных контекстах “документ” может быть представлен как обычным файлом, так и весьма сложными структурами данных. Помимо содержания документов приложения СЭД должны хранить большое количество сопроводительной информации — справочные данные, данные о пользователях системы, индексы, обеспечивающие полнотекстовый поиск документов, сведения о жизненном цикле обработки документа, журналы истории и пр. Если для каждого приложения разрабатывать отдельный механизм и способ хранения данных, то сопровождение подобного массива в скором времени станет практически невозможным. В связи с этим все приложения СЭД должны базироваться на единой модели организации данных, в которой учитываются разнообразие вариантов хранимых данных и единые инструменты управления ими, в том числе резервное копирование, проверка целостности и пр.

Единые механизмы безопасности

В приложениях корпоративной СЭД хранится значимая для функционирования предприятия информация; соответственно механизмы аутентификации должны быть надежными, в частности необходимо обеспечить различные механизмы управления паролями пользователей, а механизмы разграничения прав доступа должны обладать высокой степенью контроля доступа. В таких условиях представить себе независимые в различных приложениях СЭД механизмы аутентификации и разграничения прав доступа просто невозможно, иначе это приведет к параличу системы уже при внедрении нескольких приложений по обработке документов. В связи с возникновением особых требований, связанных с хранением персональных данных и использованием ЭЦП, соответствующие механизмы также разумно реализовать централизованно для использования в различных приложениях.

Общие средства навигации и доступа к данным, принципы организации рабочего пространства пользователя

Как мы уже отмечали в предыдущих статьях, большинство пользователей работают с большей частью приложений апериодически — по мере появления соответствующих заданий. Значит, в том случае, если все приложения реализуют специфический интерфейс доступа и по-разному организуют рабочее пространство, пользователь будет испытывать существенный дискомфорт при работе с подобными разнородными приложениями. Таким образом, каждое новое приложение должно размещаться в некой общей инфраструктуре рабочего пространства пользователя СЭД, наследовать общий стиль организации интерфейса, принципы навигации и представления данных. Это существенно снизит сопротивление пользователей и сэкономит на обучении при внедрении новых приложений в рамках СЭД.

Общая структура справочников

Мы уже говорили о том, что одной из стратегических задач внедрения СЭД на предприятии является создание предпосылок для построения системы управления знаниями. Более подробно об этом мы будем говорить в одной из следующих статей данного цикла, сейчас же отметим, что одним из ключевых моментов решения данной задачи является создание единой инфраструктуры справочной информации для всех приложений корпоративной СЭД. Помимо существенного сокращения затрат на поддержание справочных данных в дальнейшем, при внедрении соответствующих инструментов, это обеспечит возможность анализа данных не в контексте отдельного приложения, а в различных обобщенных контекстах. Например, появится возможность анализировать все активности предприятия в рамках различных процессов с конкретным контрагентом в историческом разрезе и т. п. Надо сказать, что эта задача стоит не только в рамках приложений СЭД, но и в рамках информационной системы предприятия в целом. Но в случае отсутствия единой инфраструктуры Master Data Management (MDM) позаботиться о единых механизмах управления справочниками необходимо уже при внедрении СЭД. Нужно сказать, что в рамках внедрения приложений СЭД могут понадобиться самые разнообразные справочные данные, что потребует от инфраструктуры СЭД инструментария настройки такого рода справочников без программирования.

Общие средства поиска

Все сказанное выше напрямую относится и к средствам поиска документов в СЭД. Поиск в приложениях СЭД также может быть весьма разнообразным: и полнотекстовым, и атрибутивным, и с использованием поисковых форм, это может быть и поиск по классификаторам и т. д. (подробнее этот вопрос будет рассмотрен в отдельной статье). Более того, зачастую пользователь не совсем представляет заранее, в рамках какого приложения были созданы документы, которые он хочет получить в результате поискового запроса. Соответственно для исполнения такого рода поиска все приложения должны базироваться на единых механизмах, реализованных через универсальный интерфейс пользователя. Например, в последнее время стандартным стало требование реализации так называемого GoogleLike-поиска во всем пространстве хранящихся в рамках корпоративной СЭД и ее приложений данных.

Единые средства управления жизненным циклом и маршрутизацией

Важнейшим отличием приложений СЭД от традиционных является активное использование средств маршрутизации и процессный подход к автоматизации. Многие приложения СЭД оптимально решаются с помощью так называемой WorkFlow-автоматизации, а другие могут активно использовать общие с этими приложениями средства маршрутизации и распределения документов и заданий, контроля за ходом их исполнения, инструменты контроля жизненного цикла документов и разного рода уведомления пользователей. Разумеется, реализовать описанные здесь механизмы с помощью специфических для конкретного приложения способов представляется абсолютно нереальным. Таким образом, подсистема маршрутизации и контроля процесса должна образовывать еще один необходимый слой интеграции всех приложений корпоративной СЭД.

Единая инфраструктура управления и администрирования приложений

Немаловажным аспектом является сокращение накладных расходов на администрирование приложений за счет создания объектов инфраструктуры СЭД. Всем нам знакома проблема управления большой кусочно-автоматизированной информационной системой, а если учесть огромное количество приложений, то относительная их простота и невысокая удельная ценность, удобство администрирования всего комплекса приложений является одним из ключевых факторов успешного внедрения СЭД. К комплексу задач администрирования относятся управление пользователями, аудит доступа к системе, мониторинг и простота выявления нештатных ситуаций, анализ производительности системы, средства распространения приложений и пр. Естественно, администрирование всех приложений корпоративной СЭД должно вестись посредством единого инструментария.

Единые средства разработки (настройки) приложений, инструменты интеграции

Как показывает опыт внедрения приложений СЭД у большинства наших крупных заказчиков, привлечение консультантов “со стороны” бывает только на стадии начального развертывания инфраструктуры СЭД и при реализации нескольких первых приложений. В дальнейшем разработкой и настройкой приложений СЭД занимаются непосредственно технические специалисты заказчика. При этом требуется унифицировать инструментарий разработки таких приложений. Как правило, речь идет о высокоуровневых инструментах конструирования приложений без программирования или с минимальным его использованием. Причем в силу того, что приложения СЭД часто интегрируются с другими компонентами информационной системы предприятия, те же требования применимы и к инструментам интеграции приложений. Ясно, что сопровождение и развитие подобного рода системы невозможно без использования общей инфраструктуры и инструментов разработки, настройки и интеграции приложений для всех компонентов СЭД.

Мы кратко сформулировали общие принципы организации приложений, которые позволяют объединить их в единую систему. В следующей публикации данного цикла мы рассмотрим варианты реализации базовой инфраструктуры для создания единой СЭД в рамках предприятия, а в дальнейшем по возможности подробно поговорим о технической реализации ее компонентов, в частности на примере имеющихся на рынке систем, предлагающих средства для реализации подобной инфраструктуры.

Конечно, формат статьи не позволяет нам проанализировать все аспекты обсуждаемой темы. Более подробно этот материал изложен в лекциях курса “Создание корпоративной СЭД”, доступных для просмотра.

Автор статьи — президент компании “ДоксВижн”.