Нужно ли разделение понятий ECM и СЭД?

В дополнение к нашему обзору “СЭД или ECM — какой подход выбрать” мы решили еще раз обсудить c экспертами проблему соотношения понятий “система электронного документооборота” (СЭД) и “управление корпоративным контентом” (ECM). Вопрос этот обсуждается с момента появления этих терминов (а до того, в 1990-е, такие споры велись относительно терминов “документооборот” и “управление документами”), и единого мнения по нему до сих пор нет. Хотя все же большинство экспертов склоняется к тому, что разделять эти понятия нужно.

Наиболее концентрированно высказался “за разделение” генеральный менеджер подразделения Information Intelligence Group компании “EMC Россия и СНГ” Константин Синюшин: “Несомненно, оба данных понятия нужны совершенно отдельно, и правильно использовать их следует в совершенно разных случаях, поскольку они не являются синонимами. ЕСМ — это определенная управленческая парадигма в информационном менеджменте и универсальная программная платформа от одного из специализированных или универсальных разработчиков, которая позволяет реализовать данную парадигму для решения огромного числа различных прикладных задач — как вертикальных, так и горизонтальных. СЭД — это конкретная прикладная информационная система, реализующая набор функциональности, характерной для какой-то одной предметной области в деятельности того или иного заказчика, и учитывающая общую специфику данной предметной области, которая может строиться и на какой либо программной ЕСМ-платформе, и как самостоятельная разработка”.

Продолжая эту мысль, он также подчеркнул, что говоря о внедрении ЕСМ и СЭД, также надо разделять внедрение ЕСМ-платформы как таковой — например, как общий сервис для самостоятельно реализованных прикладных систем, когда платформа работает как бы в бэк-офисе, или как внедрение какой либо конкретной СЭД на основе ЕСМ-платформы, когда настроенная функциональность доступна пользователю в фронт-офисе. При этом г-н Синюшин отметил еще один любопытный нюанс: “ В разговоре с предметными заказчиками мы чаще оперируем понятием СЭД, поскольку они прежде всего интересуются функциональностью, доступной для их конкретной задачи. Но большая часть потребителей всегда интересуется возможностями для развития системы, что всегда вызывает в результате разговор в терминах ЕСМ-платформ. С представителями ИТ-подразделений чаще, напротив, разговор начинается с общего обзора ЕСМ-функциональности платформы, но почти всегда завершается тем, как можно на этой платформе реализовать по возможности весь спектр прикладных задач, которые есть в разных предметных подразделениях”.

По мнению ИТ-аналитика компании DIRECTUM Сергея Бушмелева, в последнее время жар терминологических споров поутих, и мало кто борется за “чистоту” того или иного термина: “В большинстве случаев, особенно когда эти термины встречаются в рамках одной статьи или одного выступления, СЭД и ECM выступают синонимами; зачастую выбор того или иного термина обусловлен личными пристрастиями спикера. Причем в зависимости от контекста речь может идти как о технологиях управления корпоративной информацией, так и об информационных системах, решающих эти задачи”. Он обратил внимание также на то, что термин СЭД чаще используется, когда говорят о “традиционных” задачах, таких как управление документами (Document Management, Records Management), обеспечение взаимодействия людей в рамках бизнес-процессов (Workflow). В то же время многие аналитики и маркетологи предпочитают термин ECM, когда хотят обозначить более широкий круг задач или подчеркнуть, что управление контентом производится на протяжении всего жизненного цикла.

Очень интересный аспект различия ECM и СЭД привел вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данных компании ABBYY Арам Пахчанян: “Мне представляется, что терминологическая разница все же содержит в себе существенный, я бы даже сказал, парадоксальный фактор. Хотя СЭД развивалась от частного к общему, в противололожность ECM, внедрение СЭД на предприятиях у нас происходит по типичной схеме “сверху-вниз”, то есть от общего к частному. Говоря другими словами, при внедрении СЭД нуждами рядовых сотрудников интересуются в последнюю очередь, в то время как при внедрении ECM в западном мире именно рядовой сотрудник, его знания и умения лежат в основе идеи внедрения. У нас же в логике системы СЭД люди — это просто управляемый ресурс. Я думаю, что как только наши системы преодолеют этот психологический барьер, в их подходе люди займут центральное место, а все остальное будет вокруг них, наши СЭД станут похожи на их ECM. Этот процесс уже идет полным ходом: все разработчики СЭД в России хором заявляют, что активно работают над пользовательским интерфейсом своих продуктов, вникают в нужды рядовых сотрудников и делают свои продукты более дружественными”.

За четкое разделение понятий высказался руководитель отделения систем документооборота департамента корпоративных систем управления IBS Алексей Романов, также обратив внимание на национальные особенности использования ИТ: “СЭД — понятие более узкое, в большей степени российское, и относится к управлению документами и их потоками. ECM — это широкий класс продуктов, который позволяет управлять контентом (и его качеством): документами, данными, мультимедиа, а в перспективе — той информацией, которая находится в головах людей и пока никак не формализована. Российский рынок развивался в основном как рынок СЭД. Сегодня у нас появились первые проекты с ECM-составляющей, но мы видим, что их реализуют компании, которые уже весьма преуспели в части документооборота. То есть СЭД — это такой необходимый промежуточный этап, не пройдя который, нельзя двигаться дальше к ECM”. Он также обратил внимание на то, что целевой задачей концепции ECM является управление знаниями через управление контентом. Знания необходимо формализовать, обеспечить их хранение, возможность поиска и работы с ними. В связи с этим внедряются социальные сети, форумы, внутренние Wiki, системы для передачи данных и обучения.

Менеджер по ECM-решениям IBM в России и СНГ Дмитрий Лактионов считает, что для полного понимания ситуации следует обратиться к истории возникновения этих понятий. Большинство “ветеранов” ECM-рынка начинались с так называемых имиджинговых систем — высокопроизводительных хранилищ больших объемов скан-образов документов. Далее эволюция шла по пути создания хранилища документов, способного работать с большими и сверх-большими объемами данных, с последующим наращиванием тех дополнительных сервисов, которые привычны сейчас в контексте современного понимания термина ECM (управление процессами, групповая работа, Records Management и т. п.). Этим фактором и определяется то, что на сегодняшний день ECM-системы воспринимаются как платформы, способные одновременно решать сотни различных задач по работе с документами, с высочайшей нагрузкой, которая в первую очередь определяется объемами и интенсивностью запросов к хранилищу.

Что касается СЭД, то сам этот термин является во многом отечественным изобретением. Развитие этих систем было связано с решением вопросов регистрации и учета бумажных документов, а также автоматизации контроля за их перемещением внутри организации. Об этом говорит тот факт, что, как считает Дмитрий Лактионов, даже в начале 2000-х большинство отечественных производителей СЭД либо не обладало функционалом по хранению электронных документов, либо этот функционал был опционален и крайне ограничен. Этим фактором определяется и архитектура основной массы решений СЭД, которая слабо ориентирована на управление крупными массивами неструктурированной информации. В результате порой пользователи “чистых” СЭД, начинавшие интенсивно использовать опцию хранения электронных документов, очень быстро получали систему, не справляющуюся с возникающими нагрузками и отличающуюся неудовлетворительным уровнем производительности; были и случаи “падения” систем с потерей значимой информации. По его мнению, в этом и кроется принципиальная разница понятий: термин СЭД описывает нишевое решение ряда задач по документообороту, а термин ECM характеризует платформы, способные одновременно решать множество различных задач по работе с документами, среди которых может быть и задача СЭД, заключающаяся в удовлетворении потребностей всех подразделений организации. Другими словами, СЭД входит в подмножество решений, которые могут быть реализованы в контексте ECM.

Региональный директор OpenText по продажам в странах СНГ Михаэль Кухарски также говорит о том, что под СЭД на российском рынке все еще часто подразумевается автоматизированное движение скан-копий документов в подразделениях компаний. В этом смысле данное понятие более близко западному термину DMS — Document Management System. Но это только часть крупномасштабного понятия ECM, которое включает в себя весь спектр корпоративной информации: управление всем жизненным циклом документов, электронной почтой, управление производственной и организационно-распорядительной документацией, обеспечение соответствия нормативным требованиям регулирующих органов, интеграция с ERP-системами, управление знаниями, веб-контентом, цифровыми активами, интерактивное обучение, а также корпоративный поиск информации и коллективная работа с информацией в рабочих группах, чатах, веб-встречах и сообществах пользователей.

“Основная единица, с которой работает СЭД, — это документ, содержащий реквизитную и информационную части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД также могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д., — уточняет директор департамента корпоративных систем компании “Ай-Теко” Евгений Радашкевич. — ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и, соответственно, иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, а также в обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде. Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД происходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM”.

Первый заместитель генерального директора компании “АйТи. Информационный менеджмент” Георгий Подбуцкий обращает внимание на позитивные моменты, связанные с СЭД: “Понятие ЕСМ пришло к нам с Запада, на российском рынке возникла и развивалась именно тема под названием СЭД, мы фактически взрастили понятие СЭД. В нашей стране не так много областей ИТ, где сформировалось собственное понимание проблематики, которая, в свою очередь, получила свое устойчивое название. Думаю, вполне можно сделать выводы об определенной зрелости нашего рынка в области автоматизации документооборота и неструктурированной информации. Что касается названий и аббревиатур, скажу кратко: гораздо важнее, как организация применяет ту или иную технологию и насколько это действительно эффективно”.

Он считает, что, оценивая сегодняшний уровень развития российского рынка автоматизации документооборота и неструктурированной информации, вполне можно уже говорить: “СЭД = ЕСМ”, подтверждая это следующими доводами: “Многие российские СЭД-решения по своему даже базовому функционалу уже соответствуют или приближаются к общепринятому стандарту под названием ЕСМ. То есть компания может внедрить СЭД российского производства и при этом, помимо автоматизации канцелярии, успешно автоматизировать еще дополнительные бизнес-процессы, создать единое информационное пространство, связать различные территориально удаленные подразделения в единое целое, использовать поисковые возможности, применять существующие в рамках этой же системы самые перспективные разработки, реально повышающие эффективность деятельности предприятия. А может поставить потенциально мощную ЕСМ-платформу и реализовать на ней лишь только самые базовые, даже типовые СЭД-функции, вроде регистрации входящей/исходящей документации, которой будут пользоваться несколько сотрудников канцелярии, и при этом они формально будут называться пользователями ЕСМ-системы”.

А заместитель генерального директора компании “АстроСофт” Ольга Яковенко придерживается как раз обратного мнения: “Разделение понятий ЕСМ и СЭД необходимо, они изначально отличаются по критерию результата от их использования. ЕСМ — поставщик достоверной информации для принятия решений в конкретное время и в конкретном месте. СЭД в большей степени осуществляет документальную поддержку информационным потокам”. Она отмечает, что понятие СЭД более “ощущаемо” заказчиками, так как за ним стоит давно привычный документооборот, не всегда, правда, регламентированный. Но он есть в любой организации. Попытка поставить знаки равенства между понятиями ЕСМ и СЭД может привести к отказу от проекта построения системы управления контентом, поскольку ожидаемый эффект признается незначительным. Умелое же донесение до заказчика ключевых задач ЕСМ позволяет значительно повысить статус проекта и заинтересовать в его результатах топ-менеджмент.

Президент компании “ДоксВижн” Владимир Андреев также говорит о национальных особенностях задач автоматизации: “Наличие двух терминов для обозначения, по сути говоря, одного комплекса понятий связано с наличием двух “традиций” автоматизации документооборота — западной (продукты класса ECM) и отечественной (СЭД). Это отражается и на терминологии, и на подходах к автоматизации задач. Отечественная традиция базируется на методах документационного обеспечения управления (ДОУ), западная — на традициях создания инфраструктуры хранения документов и другого контента в ИС предприятия. Соответственно и продукты, реализующие эти задачи, имеют определенную специфику”.

Однако парадокс заключает в том, что при внедрении корпоративной системы автоматизации процессов работы с документами приходится решать примерно один и тот же комплекс задач, вне зависимости от того, какое базовое ПО для этого используется. При рассмотрении задачи создания инфраструктуры для внедрения комплекса интегрированных приложений, автоматизирующих документооборот в компании, ECM и СЭД выступают как синонимы. Если рассматривать эти термины для обозначения классов программных продуктов, используемых для создания этой инфраструктуры, то это все-таки разные типы ПО, ориентированные на несколько различные задачи. Но в последнее время они все больше сближаются по функциональности: появляются законченные решения для задач ДОУ на базе западных ECM, а СЭД приобретают все больше функций для решения задач создания инфраструктуры.

“Несмотря на то что использование этих терминов все чаще определяется контекстом, все же это разные понятия”, — полагает заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании “ИнтерТраст” Вадим Ипатов. Он отмечает, что отнесение той или иной системы к классу ЕСМ определяется наличием в ней ряда обязательных компонентов и потенциальной возможностью построения с их помощью единой архитектуры для всей корпоративной неструктурированной информации и решения любых задач в связи с управлением корпоративным контентом. Далее он обращает внимание на любопытный момент: “Обычно считается, что ЕСМ всегда решает более широкий круг задач, чем СЭД. Однако здесь есть некая доля лукавства. На практике, чем глубже конкретное прикладное решение начинает погружаться в бизнес логику, чем более сложные правила работы с документами реализуются, тем уже спектр задач, которыми реально можно нагрузить систему. Иначе построение системы превращается в бесконечный процесс”. В условиях России наиболее востребованной оказывается задача обустройства документооборота как системы электронного документирования в интересах повышения качества и результативности управленческих решений, обеспечения контроля и прозрачности их исполнения. И именно с нее начинается переход от бумажных процессов к электронным. Поэтому независимо от того, какая платформа была изначально выбрана и какого уровня зрелости достигает система в ходе ее развития, если решена данная задача, мы имеем дело с СЭД. И главное, что заказчику, который ставит перед собой такую задачу, это понятие привычно и удобно.

Первый заместитель генерального директора ОАО “Центр компьютерных разработок” (торговая марка “Кодекс”) Сергей Крупцов также придерживается мнения о различии понятий ECM и СЭД в плане как возможностей продуктов, так и подходов к автоматизации: “Принимая во внимание специфические особенности развития нашего государственного устройства (исторические, национальные и др.), можно уверенно констатировать, что путь СЭД—ЕСМ (от простого к сложному) — это наш путь. СЭД ориентирована на формирование первичного информационного ресурса, на процессы делопроизводства, и объектом автоматизации является документ. А ECM ориентирована на работу с информацией. Мы в своей практической деятельности и при продвижении продуктов, и при их внедрении чаще используем термин СЭД, хотя в последние два-три года идет наращивание функциональных возможностей ECM в продуктах. Но со временем терминология СЭД и ECM будет более четко разделяться”.

“Разделение понятий, действительно, оправданно, это системы разных классов и разного функционала. ECM системы — это более высокий и обобщенный (по задачам и функционалу) класс систем, чем СЭД, решающая конкретные задачи в сфере документооборота. Это не синонимы, СЭД входит в ECM и является ее частью. Но при этом многие СЭД-системы развиваются и растут, воплощая в себе все больше функций, свойственных ECM”, — считает генеральный директор компании “ЭОС Софт” Андрей Козлов. При этом он отмечает, что клиенты, которые работают с ECM-системами, зачастую используют менее половины всего возможного функционала, и он, как ни странно, ограничивается все теми же процессами документооборота. Далее он привел пример из личной работы с ИТ: “Я сам применяю в работе и СЭД, и ECM. Например, согласование договоров я веду в СЭД-системе, а работу с клиентами, совместную работу с другими подразделениями по различным задачам я веду в рамках решения ECM (портального). Но тут вопрос в том, что привычней, в каком интерфейсе работать, какая ИТ-политика и культура приняты в этой связи в компании”.